试论网络环境下高校人事档案管理改革
作者:佚名 日期:2010年10月12日 浏览:
 
    高校人事档案是教师在社会实践活动中形成的记述和反映个人经历、德才表现、工作业绩的原始记录.是其个人经历、思想品质、业务业绩的反映,是全面地考察、了解教师和选贤举能、知人善任的重要依据。因此,在人力资源管理理念变革和高校管理体制改革的今天,高校人事档案管理工作的重要性日益凸显,但是,在现实的人事档案管理活动中,仍存在着许多不尽如人意的地方,亟待改进. 
    1.高校人事档案管理存在的问题 
    1.1 档案收集、归档、移交等方面 
    人事档案的形成涉及面宽、来源广泛、历史漫长。由于历史原因,人事档案管理处于一种封闭状态,领导及有关人员对人事档案的重要性认识不足,忽视了对人事档案的收集归档工作的指导,从而使得新到的人事档案材料往往残缺不全,达不到收集标准,或者对已存档案的进一步完善不够及时,一些最新的应该收集的人事档案材料没有做到及时归档.同时,档案移交手续过于复杂,一份档案从进入学校开始,一般要几易其手才能到达它最后的归属地---人事档案室,在这个流动的过程中,受各种外界因素的干扰,不利于人事档案的有效管理与利用. 
    1.2 人事档案内容方面 
  高校教师中高学历、高层次的人很多,但现今的人事档案材料中,却存在着凭证材料居多、科研材料偏少的局面。因此,在他们的档案信息中,应该要多涉及一些与其学术范围及其研究成果有关的方面。这样才能体现出该教师的个性,打破目前人事档案中“ 厚古薄今”、“千人一面”的不良局面,使考察者在翻阅档案时能够一目了然, 如见其人。这样也更有利于人事档案信息资源的开发利用。 
  同时,在内容的真实性方面存在着有关部门对人事档案审核不严格,不严密,把姓名相同两个人的材料混淆,或者将甲的材料由于疏忽归入乙中,甚至出现伪造的人事档案材料。如有的人年龄越填越小,参加工作的时间越填越早,学历越填越高。这给计算工龄、调资、定职等工作带来很多麻烦。 
    1.3 查阅手续过于繁杂且不甚合理 
    高校的人事档案室,一般服务于校内职工,所存的人事档案信息主要作为凭证材料使用。校内人员若要使用人事档案材料需带有组织的介绍信,使用其中有关个人的信息,如需携带,还需满足“两人同行,身份是中共党员,带上组织介绍信”等要求,并且,令人奇怪的是,规定上有一条写着:本人不允许查阅自己的档案。如果可以查阅自己的档案,估计人们都希望看一看自己的档案里面到底装了些什么,这样,可以提高民众对档案部门的兴趣,增加对档案部门的了解,从而增大档案界的社会影响度. 
    2 改革人事档案管理工作的几点策略 
针对以上问题,以科学管理人事档案为出发点,笔者提出如下策略。 
    2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度。 
在高校人事档案管理活动中, 对于不适应新形势的规章制度, 必须要进行改革, 及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度。比如:在人事档案的收集上要及时、完整、对收集的内容和渠道要做到心中有数; 在档案的鉴别上必须遵循“ 取之有据, 舍之有理”; 档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对人事处的借阅与其他部门的借阅应有所区别。 
    2.2加强对人事档案内容的管理 
真实性是人事档案最基本的特征, 没有真实性, 人事档案的其他特征就失去了意义, 也就失去了人事档案的利用价值。 例如, 在个别的人事档案中,有的将工作时间提前了, 有的把学历变高了, 有的把年龄变小了。这些情况的出现, 使档案材料丧失了真实性、权威性。因此,高校档案部门应会同组织人事部门对人事档案材料进行加工甄别,鉴定其价值,进行取舍,力求真实完整,手续完备,符合归档要求。对于不属于归档的材料应及时传递或按有关规定销毁。 
    2.3 加强人事档案的网络化管理 
  传统的手工管理已经无法适应新形式下的人事档案管理要求,因此,在网络环境下,人事档案网络化管理是必由之路。为此,高校应将人事档案管理的重心从实体管理转移到网络信息化管理上。要建立一个以高校员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统, 实现人事档案的计算机管理。人事档案管理人员也必须提高业务素质和技能知识,掌握现代化管理手段,充分利用计算机建立不同类型的人事档案数据库,实现计算机对人事档案的完整、准确和动态、立体管理,全面服务于社会的发展。 
    2.4放置的分类方式有待改进. 
    对于人事档案,大部分高校按照姓氏笔画进行放置,而在面临工资套改需要大规模查找利用的时候,却是按学校部门机构来进行查找,这样,人事档案室就必须把所有处于不同位置的档案先全部查找出来,利用完成后再全部放回档案库的不同位置,这样做起来既费时费力,又劳心劳力.因此,为了体现一个院系队伍的梯队结构和人才合理性,以及简化人事档案部门的劳动,可以尝试按院系——姓氏的方式来排列教职工的档案。 
    3 加强人事档案信息资源开发与利用 
    社会的发展紧紧依赖于科学技术的进步,而科学技术的进步又取决于人才的素质,人力资源的开发已成为科技进步和促进经济发展的重要因素。高等学校中教育科技人才荟萃,是科教兴国的主要力量。因此,作为人才信息“缩影”的人事档案,在开发人才资源方面起着积极的作用。我们需要迫切地开发利用高校人事档案的信息资源,为高校充分实现“人尽其才,才尽其用”提供有力的保障和有效的服务。 
    3.1主动向学校信息库提供信息 
    人事档案室应主动向学校人才信息库提供各种关于学校职员的有价值的信息,从而使院校组织部门能够根据人才信息库提供的信息,及时发现能人,避免压抑人才、埋没人才,使各种人才扬其长、避其短、司其职、用其智,最大限度地发挥人才效益,并且使部门之间、系统之间、单位之间的人才合理流动,避免产生人才积压和所学非所用现象。 
    3.2增强服务意识, 积极主动的提供利用。 
    人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供, 所以人事档案管理人员应认清形势, 摆正位置, 端正态度, 增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式, 增强服务意识, 积极主动地为高校人力资源管理提供信息服务,同时,应简化利用手续,方便社会各界人士对高校人事档案的合理利用,从而提高人事档案的社会影响力,维护公民的知情权. 
    3.3增强合作意识, 积极与学校相关部门沟通、协作。 
    知识经济时代, 高校作为一个系统,其内部的任何一个部门都不是独立存在的, 而是相互联系, 相互依存的。作为档案部门, 更是和所有的部门紧密联系。人事管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息, 为人力资源管理活动服务。因此,人事档案管理部门应做到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门.加强与其它部门的沟通、协作是做好人事档案管理工作的重要途径。 
总之,高校人事档案部门只有积极开拓思路,锐意进取,进行 改革,探索创新,才能使高校人事档案管理工作跟上时代步伐,才能在改革开放中充分利用人事档案的价值。 
 
参考文献 
1. 汪济香.付索英.试论高校人事档案的管理.科技情报开发与经济.2004(5) 
2. 张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求.兰台世界.2006(24) 
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5. 徐虹.高校人事档案工作中的问题与对策.兰台世界.2006(21) 
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