内江师范学院外事类档案管理细则
作者:佚名 日期:2010年10月27日 浏览:

 

内江师范学院外事类档案管理细则
    为了提高我院外事类档案(以下简称外事档案)的质量和管理,充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用,并为考核外事档案工作提供依据,根据国家教委、国家档案局有关法律、法规、规章及《内江师范学院档案管理条例》,特制定本细则。
第一章     基本原则
第一条      学院在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。
第二条      外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。
第三条      外事档案工作必须纳入学院外事工作计划、管理制度之中,落实到学院有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结、验收外事工作同步进行。
第四条      外事部门要有领导分管、有兼职档案人员负责收集、积累外事文件材料,按综合档案室统一要求进行归档,并纳入外事部门职责范围。
第二章                 外事档案的形成与归档
第五条      教师和其他人员因公出国访问、进修、开会等外事活动中形成的材料都属学院所有,任何个人不得据为己有,不得无故拒绝归档。
第六条      因公出国人员归国后,应按要求向外事部门归档。
第七条      对来院进行讲学,参加会议以及我院举办国际会议等外事活动中形成的各种文件材料,应由主办单位负责收集、汇总整理组卷并向外事部门移交,由外事部门统一归档。
第八条      归档的外事文件材料具体范围见附件。
第三章                 外事文件材料的部门立卷与归档流程
第九条      学院外事管理部门是学院外事管理、涉及教学、科研文件材料的归口部门,在来院、出国(境)、国际会议结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总、整理组卷,按规定向学院档案馆移交。
第十条      归档的外事文件材料,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图样清晰,一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。
第十一条    凡出国(境)学习、访问、考查、讲学,参见国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收,出具证明,财务部门方可准予报帐结算,师资管理部门才准予报到上班。
第十二条     整理组卷
1. 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于考查利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。
2. 对来院、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请求报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后排列。
3. 拆除卷内文件中的金属物,对破损的文件材料进行修补。
4. 外事文件材料,采用卷皮或卷盒方式保管,可以整卷装订,可以组成薄卷,也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。
5. 幅面大于卷皮和卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外,其余声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状、另行专柜保管。档号与文字材料。
6. 以案卷形式保管的外事文件材料,按序号编写页码,无论单面或双面只要有收写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置标在非装订线一侧的下角。
以盒(袋)装形成保管的外事文件材料,以件不单位,在每件文件材料的右上角盖上有单位的名称、档号、件号的戳记章逐项填写。
7. 编写卷内目录,归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打例子或用钢笔正楷填写,字迹要工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。每个案卷组成以后,都要填写备考表,写明本案卷文件材料的总页数,并对本文件材料的完整、准确程度,损坏缺少情况加以说明,案卷内文件材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明。
8. 外事管理部门要进行归档前的鉴定工作,按规定提出每个案卷内文件材料的保管期限和密级的意见,经单位主管领导同档案馆协商后确定。
第十三条 移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案部门应拒绝接收,要求限期补正。
第四章                 外事档案的管理和利用
 第十四条 综合档案室对档案的外事档案按《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类、编目、排架保管。
 第十五条 外事档案年号=年度号+外事档案分类号+案卷号
 模式如下:20XX-WS00-1~n
 


 

                                    案卷号
 
                                    外事类档案二级类目代号
 
                                    外事类档案一级类目代号
 
                                    年度号
案卷号按最下位类目流水,年度按自然年度。
第十六条 在每卷档案脊背上贴上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。
第十七条 编写外事档案目录,按档案归档时间先后顺序,以案卷为对象填写。
第十八条 外事档案的借阅按《高等学校档案部门业务建设规范》第11条执行。
第五章           外事档案工作岗位责任制
第十九条 分管外事工作的院领导职责
1. 组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策,把档案工作列入工作计划;
2. 定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。
第二十条 与外事活动有业务联系的各部门领导职责
1. 重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行;
2. 本部门外事业务的活动程序、形式、积累收集外事文件材料在工作结束后,将材料汇集、检查,送交外事管理部门。
第二十一条 学院外事管理部门领导职责
1. 制定和健全外事工作管理制度,确保外事文件材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督各部门执行。
2. 指导本部门兼职档案人员的工作,关心其工作条件改善和工作素质的提高;
3. 指导监督外事活动的程序,将整个外事活动中形成积累的外事文件材料整理组卷,按期向学院档案部门移交;
4. 指导外事档案的鉴定工作。
第二十二条 外事档案部门兼职档案员职责
1. 在部门负责人领导下,作好外事档案材料的平时积累工作;
2. 会同部门领导,检查与外事活动有关单位移交的外事文件材料是否完整、系统、准确,经检查合格后在办理移交手续;
3. 将收集、积累的外事文件材料,整理组卷装订,做组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向档案馆移交;
4. 完成学院档案部门委托办理的其它有关任务。
第二十三条 学院档案馆职责
1. 根据国家有关档案工作的政策和法规,制定本单位外事档案工作各项管理制度;
2. 监督、指导、检查、协助外事部门做好科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作,检查验收外事档案是否完整、准确和系统;
3. 负责外事档案的接收、保管,组织鉴定、统计和利用等有关业务工作;
4. 积极开发利用外事档案资源、充分发挥其作用;
5. 遵守国家有关法规,保证外事档案的安全。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
             内江师范学院  外事档案归档范围和保管期限表
                         WS11 综合

序号
         类       目       名        称
保管期限
 
1
上级有关外事工作的文件材料(如文件室针对本院,并要执行的重要文件应长期保管外,其余为短期保管)
 
长期
2
学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等
长期
3
外事工作统计表等
永久
4
外事工作 会议材料
长期

                 WS12 出国(境)

序号
        类       目       名        称
保管期限
1
上级对出国(境)人员的文件材料
长期
2
国际学术会议论文
长期
3
投寄国外的学术论文
长期
4
出国(境)人员考察、访问材料
长期
5
出国(境)讲学、研究人员有关材料
长期
6
出国(境)进修、留学取得学位及有关研究成果论文和各类证书(影印件)
永久
7
国际比赛、竞赛
长期

                    WS13 来校

序号
       类       目       名        称
保管期限
1
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
长期
2
外国党政官员、各界人士来校访问的文件材料
长期
3
外籍教师、专家、学者及有好人士来校讲学的讲稿、教材等材料
永久
4
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
长期
5
国际比赛、竞赛
长期

 WS14 国际合作与会议

序号
        类       目       名        称
保管期限
1
中外合作院交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
永久
2
本院完成的国际合作项目、成果等材料
永久
3
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
长期
4
授予外籍人员名誉称号的材料
永久
5
双方互赠的礼品、纪念品
长期
6
国际会议的有关材料
长期

 
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