内江师范学院仪器设备档案管理细则
作者:佚名 日期:2010年10月27日 浏览:

 

内江师范学院仪器设备档案管理细则
为提高我院仪器设备类(以下简称设备档案)的质量和管理水平,充分发挥仪器设备档案在我院教学科研中的作用,根据国家教委、国家档案局有关法律、法规、规章和《内江师范学院档案管理工作条例》特制定本细则。
 
第一章     基本原则
第一条    凡作为学院固定资产的仪器、设备,在其购置、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属仪器设备档案。
第二条    设备的管理,特别是价值十万元以上的大精仪器设备档案,必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。
第三条    设备档案是学院仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学院设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应和设备使用工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、系统。
 
第二章          设备档案归档范围的确定
第四条    归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围见附表。
第五条    本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。
第六条     不归档的文件材料
1、上级普发(非专指高校)不办的文件;
2、未定稿的管理性文件材料
3、未生效的合同、协议书;
4、重份文件,校内单位发出的文件;
5、无查考价值的一般性函件;
6、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
 
第三章     仪器设备档案的形成与归档要求
第七条    学院物质设备处是学院仪器设备档案的形成过程的积累和汇总部门,必须有兼职档案员负责收集、整理、立卷等工作。分管领导负责检查验收签字,做好资料的建档工作。
第八条    仪器设备在开箱验收时物资设备处、档案馆的人员都应到场参加验收,明确随机资料的管理者。
第九条     仪器设备档案的立卷归档,按《高等学校仪器档案设备工作规范》执行。
第十条    每年形成的仪器设备档案在第二年的六月份前向档案馆归档,并办好交接手续。
 
第四章     仪器设备档案的管理和利用
第十一条 对归档的仪器设备档案要按照《内江师范学院档案工作实施细则》进行分类、编目、排架、保管、鉴定和销毁、统计。
第十二条 仪器设备分类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号
模式如下:
 
 
20XX-SB00-1~n
                            
   案卷号
                            设备类档案二级类目代号
                                                    分类号
                            设备类档案一级类目代号
                            年度号
 
案卷号按最下位类目流水。年度用仪器购置的年度
 
第十三条 在每卷档案脊背上帖上注有档号的标签,标签下沿的位置距离底边40毫米处。
第十四条编制多种检索工具,为利用者提供方便。档案馆配合物资设备处对学院仪器设备档案进行汇编,提高设备的使用价值。
第十五条仪器设备档案一经归档,不得随意改动。
 
第五章    设备档案工作岗位责任制
 第十六条 分管设备档案的院领导职责
1. 重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立,并要求认真执行。把设备档案工作列入学院设备工作计划,在经费、用房、设备、人员配套及兼职档案人员各种工作条件方面提供支持;
2. 定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。
第十七条 设备部门领导职责
1. 制定和健全有关管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备计划,采购、管理工作之中,并监督各部门执行;
2. 指导兼职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和干部素质的提高。
3. 指导设备档案工作的鉴定等工作。
第十八条 学院档案馆职责
1. 根据国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定本单位设备档案工作各项管理制度。
2. 指导、监督、检查、协助设备计划管理人员、使用部门做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查验收档案是否完整、准确和系统。
3. 负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。
4. 积极组织开发利用设备档案资源,充分发挥其作用。
5. 遵守国家有关法规,保证设备档案的机密和档案的安全,维护本单位的科技人员的合法权益。
第十九条 设备使用部门领导职责
1. 建立健全本单位设备文件材料的保管制度,确保设备文件材料的完整、准确、系统、检查督促使用、维护、检修作工作记录,并使之制度化。
2. 指导本单位设备文件材料的形成积累工作,检查兼职档案人员的组卷归档工作。
3. 参加设备档案的鉴定工作。
4. 帮助和支持档案部门做好设备档案工作。
第二十条 兼职档案人员职责
1. 督促科技人员形成和积累设备文件材料,并定期收集;
2. 按设备计划,采购供应工作的程序,形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交给设备管理部门;
3. 认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向档案部门归档;
对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件,按规定整理后移交档案部门。
4.对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件,按规定整理后移交档案部门。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
内江师范学院仪器设备类
档案归档范围和保管期限
                            SB11综合

序号
          类       目       名      称
保管期限
1
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件(如文件针对本院,并要执行的重要文件应长期保管外,其余为短期保管)
长期
2
本院仪器设备管理的规章制度
长期
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料
长期
4
本院设备购置计划、报告及经费分配方案
长期
5
本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复
长期
6
本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
长期

 
                           SB12 仪器设备项目

序号
          类       目       名      称
保管期限
1
申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)
长期
2
上级或主管领导批复和准购批示
长期
3
订购合同(复印件)和会谈纪要、记录等
长期
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
长期
5
开箱记录及装箱记录
长期
6
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
7
验收报告及文件材料
长期
8
索赔来往函件及结果文件
长期
9
设备说明书及全套随机文件夹材料
与设备共存
10
使用、检查、故障事故记录(设备履历书)
与设备共存
11
重大事故的调查分析及处理意见
与设备共存
12
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备共存

 
 
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