高校大学生应了解的档案知识
作者:佚名 日期:2013年05月29日 浏览:
 
近几年,大学生就业的渠道越来越多,利用档案的频率越来越高,档案对学生的一生都有着十分重要的作用。近几年,通过对高校大学生利用档案的实际情况进行分析,发现高校学生们普遍存在对档案的认识不清楚。如档案的定义?档案的内容?档案有什么作用?毕业时档案应转到哪里等等。许多同学不重视自己的个人档案,大学毕业了也不管档案的去向;有的同学毕业以后,工作频频变动,到最后工作定下来时,才发现档案找不到了;甚至有的同学若干年以后,需要用档案时,才知道档案是非常有用的。为了让在校或已经毕业的同学们能在今后更顺利的学习、工作和生活,减少不必要的麻烦,现将相关档案知识介绍给大家,希望能给大家提供帮助。
一、档案的定义
《中华人民共和国档案法》对档案的定义是:指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
毕业生的学籍档案是学生在学校学习期间的成绩、思想表现、综合评价等的原始记录。学生的学籍档案主要包括学生报名注册登记表、个人基本情况、注册学习专业、学习的课程、考试成绩记录表以及学籍异动情况记录等。学籍档案存于学校学籍管理部门。人事档案是由学籍档案转换而来的。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用。
二、人事档案包括哪些内容
人事档案是一个人一生生命轨迹的缩写,是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料,也是一个人政治生涯中的重要组成部分,绝不可小看和忽视。一个人只要需要工作、需要生活,就离不开与社会上一些单位、一些部门、打交道,建立起个人档案既是工作的需要,也是社会的需要,更是一个人在社会上工作和生活的需要,这是单位或企业了解一个人的重要手段。没有档案的人当然就不便于单位或企业了解你,对个人是肯定不利的。目前,我国的人事档案一般是从初中开始建立的。人事档案一般包括以下内容:中学时期的成绩表、体检表、报考志愿、入团、入党材料、在校期间的奖励(或处分)材料、考入大学时的高考成绩、大学期间的成绩、学生毕业登记表等。如果转过学或(专业),还有转学的相关审批材料。如果是研究生及其以上学历的,还有一整套这一时期的档案材料。
三、档案的作用
学生个人档案记录了学生成长的整个过程,档案里面有各个时期的学习成绩单、各方面的评语、奖励证明、党团材料等,这些材料都是原始材料,不可复制,学生档案对学生个人是非常重要的,其用途十分广泛。
1、档案与工龄
很多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄和退休金的计算。
2、档案与福利
大学毕业后,学生档案需要经过转正定级后,才能成为人事档案。人事档案是以后工作调动、领取养老金等的重要依据。没有档案,毕业生就不能办理考公务员、职务(职称)的变动、继续深造(如考研、出国)、结婚、生育、工作调动以及办理养老保险等事关个人切身利益的事。
3、档案与政审
因公出国政审要依据干部档案进行政治审查,如档案材料不全或没有,政审机构会拒绝审查。
四、学生档案丢失后给个人带来的不良后果
个人档案如果丢失将会带来一定的损失。虽然学校及现有单位可以补办新档案,但以前的经历(或学历)、工资、职称、入党(团)等原始材料将不复存在,势必造成一定影响。
在大学期间可以补办的档案材料有“高考录取新生登表”、“大学生成绩单”、“在校期间奖励或处份材料”、“毕业生登记表”等。
五、毕业时档案应转到哪里
学生毕业离校时,最好到学生档案室问清楚自己的个人档案去向,如果准备办理档案、户口托管,请保管好档案托管依据,便于今后需要转档案时,方便从托管单位转出。
1、毕业即就业的学生
(1)可以把档案转至有人事管理权的单位。如果没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权,不要把档案转入这个单位,应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心。个别没有人事管理权的单位会把学生档案弄丢或是扣住不放。
(2)要询问清楚用人单位的性质。国家机关、国有事业单位、国有企业,他们或他们的主管单位是有人事管理权的,可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的,如果接收你的单位无人事管理权,那么,可把档案转至单位所在地的人才交流中心去。这种方式通常需要收取一定费用。
2、毕业未就业的学生
(1)准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。可把档案转至生源地,由所在地级市的人事局(人才交流中心)接收。优点是在生源地就业后办理手续简单方便;缺点是两年内如果离开生源地就业,需要重新办理改派手续。
(2)想自主创业、灵活就业的毕业生。可把档案转至就业代理或人才交流中心。优点是易于毕业生解决一些实际问题。缺点是由于毕业生与就业指导中心交流相对少,容易造成信息不畅。
档案转递是有规定程序的,在离开学校之前最好弄清楚你的档案在什么时间被转到哪个地方去。现阶段,主管学生分配的单位没有统一,有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办、自主择业等,而且档案转进转出比较麻烦,最好一步到位。
六、个人携带档案材料转递注意事项
目前,由于一些高校对学生档案转递工作管理不规范,存在当本科学生毕业后到其他学校就读研究生或以其他方式升学、就业时,原来其所在大学不为其提供个人档案转递服务,而是将个人档案发到学生手中,由学生自己携带到其他高校、机构的情况;或有其他特殊情况需要个人自己携带档案材料进行转递时,要注意以下事项:
(1)检查。拿到个人档案袋时,要检查是否已经密封好、加盖公章。如果有移交的记录单据,必须妥善保管备查。
(2)询问。积极询问相关管理人员个人档案材料是否齐全,如已经在高校入党,个人档案材料中应包含入党的相关材料;还应了解清楚转递过程中的注意事项。
(3)保管。保管个人档案时,注意不要私自拆开密封,不得私自修改档案内容;妥善保管档案材料,避免发生被盗、遗失、水灾、火灾、霉变,虫害等不良情况。
(4)上交。个人将档案材料携带到目的地时,要了解清楚将档案移交到高校或人才中心的程序,及时移交档案材料。
七、查阅档案须知
学校档案馆集中保管学校教学、科研、管理、财会等综合档案,并保管在校学生的学籍档案(人事档案)。学生毕业后,将根据学生就业情况将档案转递到相关单位,或转回生源所在地的人才服务中心。学生学籍档案转递以后的记录将由档案馆保存,以便查询。
人事档案遗失需要到学校档案馆补档案材料的同学,查阅档案时需要出具有效证件:身份证或毕业证、学位证以及单位出具的介绍信等。查阅时需要明确告诉工作人员查找的内容。如“高考录取简明登记表”(简称“录简表”)、“大学成绩”,证书遗失的需“补办学历证明”,报到证遗失的需要补“毕业分配去向”证明、不知档案去向的需查“档案转递存根”等,便于快速查找和利用。
 
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