毕业季里,带你走出人事档案的认识误区——专访中国人民大学档案馆副馆长张世林
作者:佚名 日期:2013年05月31日 浏览:

 

        进入6月,又到了高校毕业生的“毕业季”,伴随着毕业生们走向社会,毕业生们的人事档案也应随之转出高校。然而,由于部分毕业生人事档案意识淡薄,每年都有不少毕业生有意无意地成为“弃档族”。为了解大学生对人事档案的关注和重视程度,近日,本报记者对中国人民大学、中国传媒大学、首都经贸大学等高校的50名在校大学生进行了问卷调查,并根据调查结果专访了中国人民大学档案馆副馆长张世林,请他介绍学生人事档案的相关知识,帮助“弃档族”们走出对人事档案的认识误区。

  记者:张副馆长,根据我的调查结果显示,有60%的被调查者不知道自己的人事档案放在何处,有57%的被调查者不知道人事档案袋里装有哪些材料,请您介绍一下人事档案的基础知识。
  张世林:目前,我国高校学生人事档案的管理有两种管理体制,一种是在学校的人事处保管,另一种是在学校的档案馆保管,比如中国人民大学学生的人事档案就由学校档案馆下设的人事档案科专门管理。
  一般情况下,学生的人事档案内容包括学生在校期间学习、生活所形成的材料,种类比较多,主要包括登记表类、鉴定材料类、奖惩材料类、学习成绩材料类、党团组织材料类等。这是一般全日制本科生、研究生的人事档案材料中包括的内容,有过工作经历的学生的人事档案材料会增加其在工作期间的相关档案材料。

  记者:大学生毕业后就要走向社会,而我在调查中发现一半以上的在校大学生不知道人事档案转接手续该如何办理,请您结合人事档案转接手续的办理,谈谈近年来中国人民大学毕业生人事档案的转接状况。
  张世林:目前我国高校毕业生人事档案的转出一般有2种方式:一是通过机要渠道转出。即根据学校有关部门提供的毕业生去向,学校人事档案管理部门通过机要渠道转出毕业生的人事档案;二是接收单位派专人来提取。即接收单位的人事或组织部门持单位介绍信来学校提取毕业生人事档案。     

  每年中国人民大学毕业生办理人事档案转出集中在6月底至7月初。从往年的转出情况看,每年都有上百份学生人事档案滞留在学校。以本科生为例,2006年转入的学生人事档案是2645卷,2010年转出学生人事档案2221卷;2007年入学时转入的学生人事档案是2592卷,2011年毕业时转出的学生人事档案是2451卷。

  记者:目前有些单位不接收高校毕业生的人事档案,有的高校毕业生选择自主创业或待业,他们的人事档案怎么处理?
  张世林:对于工作单位没有人事档案管理机构的毕业生、自主创业者和待业者,并不代表他们的人事档案就不需要从学校转出或无处可转。比如北京市的高校毕业生遇到上述情况,可以由公司把人事档案托管寄存到其户口所在区县的人力资源和社会保障局。如果在外企工作的还可以托管到北京外企人力资源服务有限公司。

  记者:据我的调查结果显示,如果毕业后工作单位不接收人事档案,有14%的被调查者表示会暂时不管,有28%的被调查者选择自己保存人事档案。那么,您如何看待这些想法?
  张世林:我需要指出有些毕业生在人事档案认识上存在的3个严重误区。首先,人事档案是十分重要的。人生中的很多大事都离不开人事档案,确定工龄、评定职称、晋升职务、攻读学位、出国留学、申请住房、享受社保等都需要从人事档案中查找凭证和参考资料。其次,个人是不能转接和保管人事档案的。根据相关法律法规,人事档案只能由人事档案管理部门统一转接和保管,个人转接和保管的人事档案不受法律保护。第三是人事档案一旦不延续是难以弥补的。人事档案是记录着一个人不同人生阶段中的真实状况,是自然形成的人生痕迹,同时人事档案的重要性也决定了它的严肃性,因此人事档案一旦出现“真空”是难以弥补的,因为伪造档案是违法的。总之,我要提醒那些人事档案意识淡薄的人,如果没有工作单位接收自己的人事档案,应该托管到人才交流中心来延续人事档案的生命,不能让它顺其自然地沦为“死档”。

  记者:您认为有些人对人事档案认识上存在误区的原因是什么?
  张世林:有些人之所以对人事档案有认识上的误区,从表面上看,与近年来高校毕业生就业去向的多元化有很大关系,因为在高等教育统招统分的年代几乎不存在这种现象。从根本上讲,由于相关人事档案管理部门没有做好对人事档案知识和政策的宣传和普及工作,导致高校毕业生不了解人事档案的作用和人事档案政策,意识不到人事档案的重要性。因此在这样背景下,大学生毕业后如果能进入政府部门、事业单位、国有企业或者其他相对正规的单位工作,单位都有相应的人事档案管理机构,他们的人事档案也就顺其自然地由单位来接收保管;但如果毕业后进入没有人事档案管理机构的民营、外资等企业,或者有的学生选择自主创业或者待业,加上他们的档案意识又比较淡薄,就很容易忽视自己的人事档案。

  记者:您认为如何才能让“弃档族”越来越少呢?
  张世林:我认为应该从两个方面来解决一些人的“弃档”现象。首先,各级各类人事档案管理部门要做好相关知识、政策的宣传和普及工作,提高公众的人事档案意识;其次,国家应加快人事档案管理的制度建设,理顺人事档案管理流程,形成完整顺畅的人事档案管理链条。目前我国的人事档案管理还处于多头分散管理状态,组织部门、人事部门、人才交流中心都分担着人事档案管理的职能,一些破产国有企业的人事档案甚至还可能移交到综合档案馆,多头管理造成了个人办理人事档案转接手续比较繁琐,而且人事档案一旦出现不延续,个人将付出很大的代价。 

  原载于《中国档案报》2012年6月25日    总第2323期    第一版
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