内江师范学院档案查借阅管理制度
作者:佚名 日期:2017年04月14日 浏览:

内江师范学院档案查借阅管理制度

 
为规范学校档案管理工作,保证档案的利用性、完整性及保密性,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律法规,结合学校档案工作实际,制订本制度。
一、综合档案查借阅管理制度
1.凡校内外持有合法证明(单位介绍信或本人身份证件)的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围并经档案馆领导同意后,均可查阅利用属于开放范围内的档案,并可摘录和复制。凡复制档案,须由档案馆工作人员负责办理。复制的档案,须加盖档案馆的公章方为有效。
2.凡校内外单位或个人查阅利用未开放的档案,须经档案馆领导同意并报分管校领导批准。如须查阅党委会议、院长办公会会议记录,则应经学校党政办公室出具查阅介绍信,限定查阅范围,并经学校党政主要领导同意。
3.查阅档案须在阅档室阅览,如因特殊情况需借出者,应办理借阅手续后,方可借出,时间不超过一周。
4.查借阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得把档案中的内容随意转告他人。利用者未经有关部门或档案馆的同意,不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等,不得擅自公布档案内容,因泄密造成不良影响的,要追查责任,根据情节轻重依法依规处理。
5.为了确保档案的安全,防止档案丢失,档案工作人员一律不得代他人借出档案。
6.借出档案归还时,双方共同验收,如发现问题,应及时报请有关部门处理。
7.凡向综合档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见,档案馆将维护他们的合法权益。
二、干部人事档案查借阅管理制度
1.校外单位因工作需要欲查阅本校干部人事档案的,须填写《干部人事档案查阅审批表》经组织人事部门同意后方可查阅。如只持“调查证明材料介绍信”或“行政关系介绍信”要求查阅干部人事档案的,一律不予提供查阅。
2.本校有关部门查阅人事档案时,需持有组织部、人事处、纪委或离退休处出具的《干部人事档案查阅审批表》派专人(须是中共党员)前来查阅。
3.任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案。
4.查阅者必须进行查阅登记办好查阅手续后,才能进行查阅。
5.查阅干部人事档案应在指定的阅档室并在工作人员的监督视线下进行查阅;阅档时,严禁吸烟、喝水,严防损坏和污染档案材料。
6.阅档者必须严格遵守保密制度和阅档规定,应对档案的保密、安全、完整负责。严禁随意增删、涂改、拆卷、抽页、剪裁、调换、撕毁、撤换、圈点或勾画档案材料。借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄、复制、摘抄档案内容;因工作需要从档案中取证的,必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄),不得泄漏、向外公布档案内容。上述情况如经发现,对违者视其情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者,按违反《中华人民共和国档案法》处理。
7.人事档案一般不外借,如遇特殊情况,确需借出使用时,应严格履行审批和登记手续。借出的档案必须指定专人保管,不得转借他人,更不得把档案给无关人员或干部本人翻阅。借阅不得超过15天,若需延长使用时间,应及时办理续借手续。档案用毕应及时送回档案馆人事档案室进行登记注销。
8.不得通过电话查询干部人事档案。
 
 
 
 内江师范学院档案馆           
2017年4月14日               
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