内江师范学院档案管理实施办法
作者:佚名 日期:2017年04月14日 浏览:

内江师范学院档案管理实施办法

 
第一章  总则
第一条  为进一步加强新形势下学校档案工作,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规,按照四川省《高等学校档案管理办法》实施细则(川教〔2017〕11号)文件要求,结合学校实际,特制定本实施办法。
第二条  学校档案是指在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条  档案工作是学校重要的基础性工作,要纳入学校整体发展规划,实行统一领导、统一管理,运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,为学校的改革发展提供有效服务。
第四条  学校及各部门应高度重视和加强档案工作,切实做到“三纳入”(档案工作纳入领导工作议事日程;纳入单位规章制度及工作流程;纳入部门和有关人员经济责任制或岗位责任制)、“四参加”( 档案部门参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收)、“四同步”(布置、检查 、总结、验收其它工作时,同步布置、检查、总结、验收档案工作)。学校施行档案工作一票否决制。
第二章  管理体制、机构设置及职能
第五条  学校档案工作由四川省教育厅领导,接受省、市档案局的业务指导、监督与检查。
第六条  学校档案工作由校长领导,由1名副校长协助校长具体分管负责,形成以档案馆为核心、各部门、院系、课题组、项目组等(以下简称各部门)专兼职档案人员为基础的学校档案工作体系。
第七条  校长档案工作主要职责:
(一)贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;
(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,列入工作考核检查的内容;
(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;
(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第八条  分管档案工作校领导主要职责:
(一)制订实施学校档案工作中长期发展规划;
(二)组织协调学校档案机构和全校各部门的档案工作,确保档案管理工作的有效运行和科学发展;
(三)听取档案部门工作汇报,研究并协调解决档案工作中的重大问题,为学校档案工作的发展创造良好条件;
(四)监督检查学校档案工作,组织开展学校档案工作评估。
第九条  档案馆是学校档案工作的业务管理职能部门,对全校档案工作进行组织、协调和管理。学校档案馆也是永久保存和提供服务利用档案的科学文化事业机构和信息资料中心。其主要职责是:
(一)贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(三)组织协调各部门档案工作,并加强业务指导、监督和检查;
(四)负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料;
(五)编制检索工具,编研、出版档案和校史资料,开发档案信息资源;
(六)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(七)开展档案的开放和利用工作;
(八)开展学校档案工作人员的业务培训;
(九)利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥其文化教育功能;
(十)开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动;
(十一)负责接受、组织上级主管部门对学校档案工作的指导和检查;完成上级领导交办的其他任务。
第十条  学校档案馆设馆长1名,根据需要可以设副馆长1名。档案馆馆长、副馆长应具备以下条件:
(一)热心档案事业,一般应具有高级专业技术职务任职经历;
(二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;
(三)年富力强,身体健康。
第十一条  档案工作实行文件资料形成部门、课题(项目)组立卷制度。学校各部门必须有1名负责人分管该部门的档案工作,并视情况配备1至多名兼职档案员,负责该部门档案的收集、整理、组卷和移交工作。
各部门分管档案工作负责人主要职责:
(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和学校档案工作的规章制度;
(二)加强档案工作的管理,把档案工作纳入本单位工作计划、管理制度和管理人员职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作;
(三)为本单位配备政治、业务素质较好的兼职档案员,并保持相对稳定;积极支持本部门兼职档案员参加业务培训和学术研究活动,一视同仁地帮助解决他们的专业技术职务评聘等待遇问题;
(四)检查本单位兼职档案员履行职责的情况,监督、检查本单位文件材料形成积累、整理组卷、归档移交的全过程,保证归档文件的质量并及时归档。
各部门兼职档案员工作职责:
(一)协助本部门分管负责人宣传档案法律法规;
(二)按照有关规定,平时负责做好本部门档案材料的收集、保管、保密工作,保证档案材料完整、系统,分类存放,便于利用;
(三)负责按照规定做好年度档案材料的合理组卷、编定页码、输入卷内目录、拟订案卷标题,经本部门领导和档案馆审查后,按时移交;
(四)认真学习档案业务,积极参加学术活动,不断提高工作水平,主动与档案馆联系、汇报,接受业务指导和监督。
第三章  档案收集、整理与归档
第十二条  学校档案馆须制定或修订各类文件材料归档范围和档案保管期限表,做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。
第十三条  学校归档文件材料(包括纸质、照片、胶片、录像、录音等)为下列各类:
(一)党群类: 主要包括党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委、民主党派等组织在日常工作中形成的具有保存价值的文件材料。
(二)行政类:主要包括各行政部门在行政管理工作中形成的具有保存价值的不同载体的文件材料。
(三)教学类:主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
(四)科研类:主要包括反映学校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。
(五)学生类:主要包括学生的入学前档案、报考登记表、学生(学员、学籍)登记表、体检表、成绩表、奖惩记录、党团材料、毕业生登记表、授予学位决定(审批表)等。
(六)基本建设类:主要包括反映学校基本建设管理和基本建设工程项目活动的文件材料(图纸)及学校房产、地产等重要文件资料。
(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在十万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)产品生产类:主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的产品文件材料、样品或者样品照片、录像等。
(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其它学术刊物。 
(十)外事类:主要包括学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。 
(十一)财会类:主要包括学校财务管理和会计活动形成的文件材料、凭证、帐薄、报表等。
(十二)干部人事类:主要包括反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料。
第十四条  归档时间:
(一)各部门涉及党群、行政、教学、科研、学生、基本建设、仪器设备、产品、出版物、外事等管理工作中形成的文件材料应在次年6月底前归档;
(二)干部人事类档案材料应在材料形成后及时归档;
(三)科研项目类文件材料应在项目完成后2个月内归档;
(四)基建项目类文件材料应在项目完成后3个月内归档;
(五)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由学校计划财务处临时保管1年,再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的,应经档案馆同意,且临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间,会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
(六)重大活动(全校性重要会议、庆典,举办的省级以上学术会议等)档案应在活动结束后2个月内归档。
第十五条  各部门应加强“三重一大”(重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用)及重大活动档案管理工作,确保档案的齐全完整。
第十六条  学校教职员工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的应归档的文件材料,应按照规定及时移交,任何个人不得据为己有。
对于教职员工在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第十七条  档案馆应加强与学校有关的各种档案史料的征集。既是文物和图书,又是档案的各类材料,档案馆应与图书馆等相关部门开展业务协作,推进文物、图书、情报与档案资源共享。
第四章  档案的保管与保护
第十八条  档案馆应采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化,加工成电子档案保管。
第十九条  档案馆应定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。经鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应填写销毁清册,经校长或主管档案工作校领导批准后,在监查审计处的监督下进行销毁。
第二十条  档案馆应按照国家有关规定填报高校档案工作年报及有关统计报表;建立档案工作统计台账。
第二十一条  档案馆应健全库房管理制度和档案保密制度,定期或不定期开展档案安全保密检查,严防档案损毁和失泄密等事件发生,确保档案实体和档案信息的绝对安全。
第二十二条  档案馆应建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度,防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏,提高学校档案抗风险能力。
第五章  档案的开放、利用与编研
第二十三条  按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规,学校档案应向全校及社会开放属于开放范围的档案,提高档案的信息功能和社会效益。未经授权,任何组织或个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者,不对外公布:
(一)涉及国家秘密的;
(二)涉及专利或者技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成单位按规定限制利用的。
第二十四条  学校档案馆是出具档案证明的唯一机构。
第二十五条  学校档案的利用按《内江师范学院档案查借阅管理制度》规定执行。
第二十六条  境外组织或者个人利用档案的,按照国家和学校有关规定办理。
第二十七条  查阅、摘录、复制的档案涉及未公开的技术问题,应经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应经学校保密工作部门批准。
第二十八条  学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
第二十九条  寄存在学校档案馆的档案,归寄存者所有。档案馆如需向社会提供利用,应征得寄存者同意。
第三十条  档案馆应设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。
第三十一条  档案馆应采取多种形式积极开展档案宣传和校史研究工作,参与校园文化建设。
第六章   条件保障
第三十二条  学校应将档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算,保证档案工作的需求。
第三十三条  学校应加强档案库房建设,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103)《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)的要求及时进行改扩建或者新建。
第三十四条  学校应将档案信息化纳入学校信息化建设总体规划,设立专项经费,配备所需设备设施,推进档案数字化建设进程。
第三十五条  档案馆专职档案人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校同级别教学、科研和管理人员同等待遇。
第三十六条  对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。  
第七章   奖励与处罚
第三十七条  对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,学校给予表彰与奖励。
(一)在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的;
(二)在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的;
(三)在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的;
(四)将重要或珍贵档案捐赠给学校档案馆的;
(五)在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。
第三十八条  有下列行为之一的,学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
(一)不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的;
(二)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的;
(三)涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的;
(四)擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的;
(五)出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的;
(六)未配备确保档案安全保管的设施设备,或明知所保管的档案面临危险而不采取措施,导致档案安全事故发生的;
(七)档案安全事故发生后,不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告,阻挠有关部门调查的;
(八)其他违反档案法律法规的行为。
第八章   附则
第三十九条  本实施办法由档案馆负责解释。
第四十条  本实施办法自发文之日起施行。原《内江师范学院档案管理条例》(内师院办发〔2002〕3号)文件同时废止。
 
 
 
 
内江师范学院档案馆                  
2017年4月14日                         
 
上一篇:内江师范学院档案查借阅管理制度
下一篇:干部人事档案材料收集归档实施细则(修订)