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内江师范学院学生档案管理细则
来源:档案馆   作者:编辑:周明理   点击数:1417   日期:2020-12-21   字体:【

 

第一章 总则

第一条  加强我校学生档案的规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规,按照《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》(川教〔201711号)文件要求,结合学校档案工作实际,特制定本实施细则

第二条  学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条  学生档案工作是我校档案工作的重要组成部分,全校学生档案管理工作在档案馆统一指导下进行,由档案馆学生档案室具体负责。确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条  校党委组织部、学生工作部(处)、保卫部(处)、团委、教务处、招生就业处等职能部门以及各二级学院,是学生档案的形成部门。在学生档案的形成收集和管理过程中必须严格遵守党和国家的相关法律法规及方针政策。做到学生档案的形成要合规真实、收集要全面系统、保存要安全保密、移交要及时完整。

第二章  学生档案管理职责

第五条  学生档案信息量大、流动性强、利用率高,是学校育人质量的反映。各学生档案形成部门要紧密配合,将学生档案工作纳入各自的议事日程,适时研究、检查学生档案工作,为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。各二级学院要管好学生档案材料的收集、整理和移交等工作,档案馆重点负责学生档案的接收、转递和利用工作。

第六条  各二级学院是学生档案工作的主体,应由二级学院党总支书记分管,学生工作办公室主任具体负责,并在学生工作办公室指派一至两名相对稳定且责任心强的同志担任学生档案员,全面负责本学院学生档案的具体工作。

第七条  新生档案由各二级学院负责组织收集汇总,经整理清点后,按院别、专业、班级、学号顺序登记造册(一式两份),在新生进校的学期末以前移交档案馆。毕业生档案材料应在每年毕业生派遣前,按照学校总体部署向档案馆归档完毕。

第八条  档案馆学生档案管理的工作职责:

(一)督促、指导各二级学院按时、完整地移交高考材料;

(二)办理学生档案的查阅、借阅;

(三)办理学生档案的转递;

(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;

(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六)对学生档案员在档案材料的收集、保管、整理、移交等方面进行业务指导;

(七)办理其它有关学生档案事项。

第三章  学生档案归档范围、分类及分工

第九条  归档的学生档案,必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对部门、单位及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第十条  学生档案的归档范围、分类及其形成、收集、整理、移交。

学生的(学员、学籍)登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、奖惩审批材料、授予学位决定、党团材料、报到证存根等应由各二级学院学生工作办公室负责归档。

第四章  档案收集与管理

第十一条  各学生档案形成部门要重视学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德、智、体、美、劳方面的材料及时收集归档。

第十二条  学生档案管理人员要将收集的材料,认真鉴别,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经相关部门审查盖章后方能归档。

第十三条  不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理,凡不应归档的退还形成材料的单位处理。

第十四条  凡收集的归档材料,要按归档内容分类整理。

第十五条  学生档案材料,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十六条  学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生报到证、学籍卡上的姓名应一致,各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照,反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十七条  因病休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存,复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。其档案按正常交接流转。

第十八条  留级的学生档案,每学年在接到教务处通知后,立即将其档案转到所留班级并上名册,且注销在原班级的名字并说明原因。

第十九条  退学的学生档案,按有关规定将其档案转给有关人事部门保管。

第二十条  学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由档案馆保管。刑满释放、解除劳教或重新就业的,档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十一条  学生离校不归、失踪等,其档案仍由档案馆保管。

第二十二条  招就处负责及时向档案馆提交毕业生档案转递方案,以便按时做好毕业生档案转递工作。对毕业离校时未落实工作单位的毕业生,本人要求人事档案保留在学校的,需在招生就业处签订留校代管协议,按规定保留两年。超过两年的,档案馆根据毕业生报到地址寄递档案。

第五章 档案的保管与保护

第二十三条  根据安全保密和便于查找的原则,档案馆要对学生档案进行严密、科学的保管。

(一)学生档案要有专门的库房,采用铁皮档案柜存放,设防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等安全措施,并经常检查安全设施运行情况。

(二)要保持库房的清洁和库房内适宜的温度、湿度(温度控制在摄氏14-26,相对湿度45-60)。

(三)保管学生档案应建立登记和统计制度,每年核对一次,发现问题及时解决。

第二十四条  档案馆要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第六章  档案的利用

第二十五条 因工作需要查借阅学生档案,须遵守下列规定:

(一)凡到档案馆查阅学生档案者,须持介绍信方能查阅。档案馆要做好查阅登记;

(二)档案馆要根据规定和需要提供利用服务;

(三)学生档案一般不外借,必须外借时,须按规定办理有关手续,并经档案馆负责人签字批准,方可出馆;借出的档案必须由经手人按期归还。

(四)学生个人原则上不能查阅学生档案材料;

(五)查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况将根据情节轻重依法依规处理。

第七章 档案的转递

第二十六条  档案馆通过EMS方式寄递毕业生档案。毕业生档案按招生就业处提供的报到单位和详细地址进行寄递。

第二十七条  本科毕业生考取研究生,各二级学院应及时将调档函交档案馆,完善邮寄地址。

第二十八条  严格执行学生档案转递制度,避免产生“无头档案”,转递学生档案时应遵守下列规定:

(一)学生档案应通过EMS或派专人送取,原则上不得由学生本人自带;

(二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定整理封装,不得扣留材料或分批转出。

第八章  考核、奖励与处罚

第二十九条  学校由档案馆牵头,相关部门参与,要建立、健全对学生档案工作的检查、考核和评估制度,明确岗位职责。

第三十条  对于利用学生档案材料营私舞弊的,学校应视其情节轻重予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规的,要报请相关部门依法处理。

第九章  附则

第三十一条  本细则适用于本校普通高考学生档案管理。成人教育的学生档案由继续教育学院参照本细则执行。

第三十二条  本细则由学校档案馆负责解释。

第三十三条  本细则自发布之日起试行。

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