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内江师范学院档案查(借)阅管理规定
来源:档案馆   作者:编辑:周明理   点击数:1492   日期:2020-12-21   字体:【

 

为规范学校档案管理工作,保证档案的利用性、完整性及保密性,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《干部人事档案工作条例》《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律法规,结合学校档案工作实际,制订本规定。

一、综合档案查(借)阅管理

(一)日常的查阅利用,按既定工作流程,正常办理登记手续后即可进行。凡复制档案,须由档案馆工作人员负责办理。复制的档案,须加盖档案馆的公章方为有效。

1、持有合法证件(单位介绍信或本人身份证件)的校内外单位或个人,在说明利用档案的目的和范围并符合相关规定后查阅属于开放范围的档案。

2、学校职能部门或个人,查阅、摘抄和复制属于业务范围内的相关档案。

3、代查个人档案须出具相关委托资料(委托书,委托人身份证复印件、被委托人的身份证件原件)。

4、国家学位认证机构,查阅利用与认证相关的档案。

(二)凡查阅利用超出职能范围的或尚未开放档案的,须经档案馆负责人批准。涉及重大问题或者需摘抄、复制的,须报学校档案工作分管校领导批准。密级档案不得抄录,必须抄录的需经学校保密工作部门及档案工作分管校领导批准,只能抄录大意,用完后必须销毁。

1、查阅利用本部门档案,由本部门在职人员来馆查阅。

2、跨部门查阅利用档案,须按要求填写“跨部门档案查阅审批表”,经查阅部门和档案形成部门负责人同意后方可查阅。

3、科研项目档案只能项目参与人在经项目负责人同意后方可查阅。

4、财会档案一律由财务处或审计处工作人员查阅。

5、学校纪检监察部门根据工作需要查阅相关档案,由纪检监察部门主要负责人审批即可。校外纪检监察部门根据工作需要查阅相关档案时,主要由学校纪检监察部门审核把关。

(三)查阅档案在本馆阅档室进行,阅后立即归还,并按要求填写“档案查阅利用登记簿”。

(四)确因工作需要借出利用的,须办理借阅手续,按要求填写“档案借阅审批表”和“档案借阅利用登记簿”。

1、保密档案一律不外借。

2、一般档案借阅不得超过一周,重要档案当日归还。逢节假日和寒暑假,档案须提前归还。如有特殊情况,需延期使用者,要办理续借手续。

3、借出档案必须有专人专柜保管,确保档案的保密、完整与安全,做到归还档案完好无损。

4、档案工作人员在接收归还的档案时,必须认真检查、核对无误后,方可办理注销手续。如发现损坏或缺失,应及时报请有关部门处理,并按规定给出追究责任意见。

(五)查(借)阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得丢失、涂改、增删、抽页、剪裁、折拆、划线、圈注、摘抄、拍照、翻印和转借他人,不得擅自公布档案内容,不得把档案中的内容随意转告他人,因泄密造成不良影响的,要追查责任,根据情节轻重依法依规处理。

(六)为了确保档案的安全,防止档案丢失,档案工作人员一律不得代他人借出档案。

(七)凡向综合档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见,档案馆将维护其的合法权益。

(八)借阅档案人员在调离本部门、本校或退休时,应将所借档案全部及时归还。经档案馆签字盖章后,人事处方可办理离校或退休手续。

二、干部人事档案查(借)阅管理

(一)查(借)阅干部人事档案必须按照规定办理审批手续,审批权限及程序要求如下:

1、查阅处科级干部档案和党员档案,须经过党委组织部审批;查阅普通在职职工人事档案,须经过人事处审批;查阅离退休职工人事档案,须经过离退休工作处审批。鉴于纪检监察工作涉及范围广、保密要求高的特殊性,学校纪检监察部门根据工作需要查阅相关档案,由纪检监察部门主要负责人审批即可;校外纪检监察部门根据工作需要查阅相关档案时,主要由学校纪检监察部门审核把关。

2、校内单位人员因公因私查阅干部人事档案均须认真填写《干部人事档案查(借)阅审批表》。因公查档的,应派中共党员2人持《干部人事档案因公查(借)阅审批表》到档案馆进行查阅。因私查档的,本人持《干部人事档案因私查档审批表》到档案馆,由档案馆2名工作人员进行查阅。

3、外单位人员因公因私查阅干部人事档案,须持盖有公章的公函(或相关介绍信)和证件,并按查阅内容分别交党委组织部或人事处审批,经过批准后,在相关部门工作人员陪同下进行查阅。

(二)查档须完善登记手续,并在指定的阅档室(视频监控覆盖)和档案馆工作人员监督下进行。

(三)干部人事档案一般不予外借,确因工作需要借档的,应严格履行审批和登记手续,并派中共党员2名借档。借档仅限党委组织部、人事处、省纪委监委驻学校纪检监察组(学校纪委)、巡察督查办和离退休工作处。

(四)借出的档案由借档经办人专柜保管,不得转借他人。

(五)借出的档案须在规定时限内归还,经档案馆工作人员核对无误,予以登记注销。一般借档不得超过15天(人事处办理社保工作借档不得超过一个月),若需延长借档时间,应及时办理续借手续。

(六)任何人不得接触本人及其直系亲属的档案。

(七)查(借)阅人员必须严格遵守保密制度和阅档规定,对档案的保密、安全、完整负责。有下列行为之一的,将根据《档案管理违法违纪行为处分规定》(中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令)和《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》(川教〔201711号)有关规定,依规依纪依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

1、因玩忽职守,造成档案损坏、丢失或擅自丢弃、销毁档案的。

2、涂改、圈划、扣留、伪造档案或擅自抽取、撤换、添加档案材料的。

3、擅自提供、抄录、复制、拍摄、保存档案或泄露、对外公布档案的。

4、出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的。

5、将干部人事档案带出国(境)外的。

6、其他违反档案法律法规的行为。

 

附件: 1、内江师范学院跨部门查阅综合档案审批表;

      2、内江师范学院借阅综合档案(财会档案除外)审批表;

      3、内江师范学院借阅财会档案审批表;

 4、干部人事档案因公查(借)阅审批表;

      5、干部人事档案因私查阅审批表。

附件1.docx

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