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内江师范学院档案管理实施办法(修订)
来源:档案馆   作者:编辑:周明理   点击数:1289   日期:2020-12-21   字体:【

 

第一章 总 则

第一条 为加强档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》(2020620日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订)、《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号)等法律法规,按照《四川省教育厅  四川省档案局关于印发《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》的通知》(川教〔201711号)要求,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 学校档案是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作,要在学校党委的统一领导下,纳入学校整体发展规划,实行统一管理,维护档案的完整与安全,便于全校及社会各方面的利用。

第四条 学校及各部门应高度重视和加强档案工作,认真落实“三纳入、四参加、四同步”要求。

第二章 管理体制、机构设置及职能

第五条 学校档案工作由四川省教育厅领导,并接受省、市档案局的业务指导、监督与检查。

第六条 学校档案工作由校长主管,1名副校长协助校长具体分管负责,成立由校长任组长、分管副校长任副组长、相关职能部门负责人为成员的档案工作领导小组,形成以档案馆为核心,档案馆及各归档部门(包括各职能部门、二级学院、省部级科研平台等,以下简称“各部门”)档案工作人员为基础的学校档案工作体系。

第七条 档案工作领导小组主要职责

(一)宣传贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策;

(二)审议学校档案工作规划、档案管理办法和重要的规章制度;

(三)统一协调解决档案工作的重大事项和问题;

(四)对各部门档案工作进行监督、检查、考核和评估。

第八条 校长档案工作主要职责

(一)贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,列入工作考核检查的内容;

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第九条 分管档案工作校领导主要职责

(一)领导全校宣传贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,决定召开全校档案工作会议;

(二)协助校长负责将档案工作纳入学校整体发展规划,列入学校议事日程和年度考核内容,审查学校档案工作的重要规章制度、计划、报告;

(三)协助校长规划档案馆的建设和发展,布置、督促、检查档案工作,及时协调解决学校档案工作中的重大问题。

第十条 档案馆是学校档案工作的业务管理职能部门,对全校档案工作进行组织、协调和管理。学校档案馆也是永久保存和提供服务利用档案的科学文化事业机构。其主要职责是:

(一)宣传贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编研、出版档案史料(含年鉴),开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设,开展档案的开放和利用工作;

(六)监督、指导各归档部门的档案工作,并对档案人员进行业务培训;

(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(八)积极组织和参加各种档案学术研究和交流活动;

(九)接受、组织上级主管部门对学校档案工作的指导和检查;完成上级领导交办的其他任务。

第十一条 档案工作实行文件资料形成部门立卷归档制度。学校各部门必须明确分管档案工作责任人,各职能部门主要负责人,二级学院党总支书记、院长,省部级科研平台等的主要负责人为本部门档案工作第一责任人;各部门指定档案员,负责本部门档案的收集、整理、组卷和移交工作。

各部门档案工作第一责任人主要职责:

(一)宣传贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,以及学校档案工作规章制度;

(二)加强本部门档案工作的管理,把档案工作纳入本部门领导工作议事日程,纳入本部门规章制度及工作流程,纳入有关人员岗位责任制,在布置、检查、总结、验收各项工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作;

(三)加强与学校档案馆的联系,共同对本部门档案工作进行业务指导;

(四)指定政治、业务素质较好的人员担任本部门档案员,并保持相对稳定;积极支持本部门档案员参加业务培训和学术研究活动;

(五)检查本部门档案员履行职责的情况,监督、检查本单位档案形成积累、整理移交的全过程,做到应归尽归,保证按质按时归档;

(六)岗位若有调整,应及时做好档案工作交接。

各部门档案员工作职责:

(一)协助本部门档案工作第一责任人宣传贯彻执行档案工作法律法规和方针政策,落实学校档案工作规章制度,负责本部门档案的收集、整理、归档工作。

(二)按规定,平时负责做好本部门档案材料的收集、保管、保密工作,保证档案材料完整、系统,分类存放,便于利用;

(三)负责按规定做好年度纸质档案材料的合理组卷、编制页码、档案管理系统录入卷内目录信息,经本部门档案工作第一责任人和档案馆审查后按时移交,并同步移交电子档案材料;

(四)加强对本部门工作中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的声像档案、实物档案的收集,并按规定移交;

(五)认真学习档案业务,积极参加学术活动,不断提高工作水平,主动与档案馆联系、汇报,接受业务指导和监督;

(六)岗位若有调整,应及时做好档案工作交接。

第三章 档案收集、整理与归档

第十二条 学校档案馆须制定或修订各类文件材料归档范围和档案保管期限表,做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。

第十三条 归档范围根据国家规定和学校实际情况确定。纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十四条 归档时间

(一)各部门涉及党群类、行政类、教学类、科研综合类、基本建设综合类、仪器设备类、产品类、出版物类、外事类的文件材料应在次年6月底前归档;

(二)干部人事类档案材料应在材料形成后及时归档;

(三)新生档案应在新生进校的学期末以前移交档案馆;

(四)科研项目类文件材料应在项目完成后2个月内归档;

(五)基建项目类文件材料应在项目完成后3个月内归档;

(六)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由学校计划财务处临时保管1年,再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的,应经档案馆同意,且临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间,会计档案的保管应符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案;

(七)重大活动(全校性重要会议、庆典,举办的省级以上学术会议等)档案材料应在活动结束后2个月内归档;

(八)按规定应当归档的实物档案应在收到或形成后一个月内归档,其他具有珍藏价值的印章、字画、礼品、零散的实物等可随时向档案馆移交。

第十五条 各部门应加强“三重一大”(重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资决策、大额资金使用)及重大活动档案管理工作,确保档案的齐全完整。

第十六条 学校教职员工从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的应归档的文件材料,应按照规定及时移交,任何个人不得据为己有。

对于教职员工在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十七条 档案馆应加强与学校有关的各种档案史料的征集。既是文物和图书,又是档案的各类材料,档案馆应与图书馆等相关部门开展业务协作,推进文物、图书、情报与档案资源共享。

第四章 档案的保管与保护

第十八条 档案馆应采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化,加工成电子档案保管。

第十九条 学校成立档案鉴定小组,定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经鉴定,仍需继续保存的档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值的档案应填写销毁清册,经档案工作领导小组审核批准后实施。

第二十条 档案馆应按照国家有关规定填报高校档案工作年报及有关统计报表;建立档案工作统计台账。

第二十一条 档案馆应健全库房管理制度和档案保密制度,定期或不定期开展档案安全保密检查,严防档案损毁和失泄密等事件发生,确保档案实体和档案信息的绝对安全。

第二十二条 档案馆应建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度,防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏,提高学校档案抗风险能力。档案馆发现本单位存在档案安全隐患的,应当及时采取补救措施,消除档案安全隐患。发生档案损毁、信息泄露等情形的,应当及时上报。

第五章 档案的开放、利用与编研

第二十三条 档案馆应依法依规向全校及社会开放属于开放范围的档案,提高档案的信息功能和社会效益。未经授权,任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位按规定限制利用的。

第二十四条 学校档案馆是出具档案证明的唯一机构。

第二十五条 学校档案的利用按《内江师范学院档案查(借)阅管理规定》执行。

第二十六条 境外组织或者个人利用档案的,按照国家和学校有关规定办理。

第二十七条 查阅、摘录、复制的档案涉及未公开的技术问题,应经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应经学校保密工作部门批准。

第二十八条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十九条 寄存在学校档案馆的档案,归寄存者所有。档案馆如需向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十条 档案馆应设立专门的阅览室,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。

第三十一条 档案馆应采取多种形式积极开展档案宣传和校史研究工作,参与校园文化建设。

第六章 条件保障

第三十二条 学校应将档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十三条 学校应加强档案库房建设,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103)《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)的要求及时进行改扩建或者新建。

第三十四条 学校应设立专项经费,及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障学校档案信息化建设与智慧校园建设同步进行。

第三十五条 学校要加强档案工作人才培养和队伍建设,提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具备相应的专业知识与技能,其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。

第三十六条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照有关法规采取有效的防护措施,以防止职业中毒事故的发生;保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。 

第七章 信息化建设

第三十七条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆及其他相关部门应当加强档案信息化建设,并采取措施保障档案信息安全。

第三十八条 档案馆和其他相关部门应当积极推进电子档案管理信息系统建设,与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十九条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。

第四十条 鼓励和支持档案馆推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的,应当对档案原件妥善保管。

第四十一条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测,确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第四十二条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。

第八章 奖励与处罚

第四十三条 学校应加强对各部门档案工作的检查考核,将之纳入年终绩效考核的范畴,施行档案工作一票否决制。

第四十四条 经档案馆及相关职能部门根据有关法规进行综合考评,对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,由档案馆报请学校给予表彰与奖励。

(一)在档案的收集、整理、立卷、归档等基础工作中成绩显著的;

(二)在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的;

(三)积极支持、主动配合档案工作成绩显著的;

(四)在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的;

(五)在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的;

(六)将重要或珍贵档案捐赠给学校档案馆的;

(七)在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第四十五条 有下列行为之一的,学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依规依纪依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

(一)丢失属于国家所有的档案的;

(二)擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的;

(三)买卖或者非法转让属于国家所有的档案的;

(四)篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的;

(五)将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的;

(六)不按规定归档或者不按期移交档案,被责令改正而拒不改正的;

(七)不按规定向社会开放、提供利用档案的;

(八)明知存在档案安全隐患而不采取补救措施,造成档案

损毁、灭失,或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的;

(九)发生档案安全事故后,不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的;

(十)其他违反档案法律法规的行为。

第九章 附 则

第四十六条 本实施办法由档案馆负责解释。

第四十七条 本实施办法自发布之日起施行。原《内江师范学院档案管理实施办法》(内师院发201731)同时废止。

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