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内江师范学院关于做好2018年档案工作的通知
来源:档案馆   作者:作者:周明理   点击数:7889   日期:2018-03-20   字体:【

内江师范学院关于做好2018年档案工作的通知

校内各职能部门、二级学院、省级科研机构:

 

档案是持续记录学校办学历史、促进学校建设和发展的一项重要基础性工作。各单位要深刻领悟档案工作的重要性,切实加强组织领导,做好本单位档案收集、整理和归档工作。

一、归档范围

参见《内江师范学院档案归档范围及保管期限表》(附件1)。

二、归档时间

1201711日至1231日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等管理工作中形成的文件纸质材料、电子文档和影像资料,均应归档,必须于2018630日以前完成归档工作。

2、科研项目类文件材料应在项目完成结题后2个月内归档;

3、基建项目类文件材料应在项目完成后3个月内归档;

4、重大活动、全校性会议、专项工作形成的具有保存价值的档案材料,由牵头单位按专题立卷并于活动结束后2个月内归档。

5各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等(省级及以上),校际交流中具有保存价值的实物档案等,按要求均应整理归档移交档案馆。

62018届毕业生档案应在620日前完成归档工作,具体移交时间根据学校毕业生工作安排另行通知。

72018年毕业生合影照片(含电子版,附对应的名单)应于620日前整理归档移交。

三、归档要求

今年将对新增文书档案进行电子归档,有条件的单位在对2017年度的综合类档案收集、整理经档案馆审定后进行电子扫描,并将纸质与电子档案同时归档。

1、各单位党政主要负责人是档案工作第一责任人,要高度重视本单位的立卷归档工作,要将档案工作纳入本部门工作计划和总结,认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确,特别须注意签字和公章的完整性,严把质量关,防止漏归、错归。

2、兼职档案员要认真做好平时预立卷工作,合理分类,安全存放,加强与档案馆的联系,积极接受业务指导和监督检查,以确保本部门文件材料能够及时、完整地归档。兼职档案员有调整、补充的单位,请及时通知档案馆。

3、立卷归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档,且同样内容的材料只归一份,不得重复归档。移交的文件材料必须符合档案归档要求,不符合归档要求的均应重新处理后归档。

4、历年应归档但尚未归档的文件材料,请各单位认真检查,查遗补漏,及时归档。

5、任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。工作岗位发生变动的干部要将在原工作岗位上形成的重要资料整理后移交给原单位兼职档案员。

6、各单位在向档案馆移交档案前必须出具档案移交清单(一式两份)(见附件2, 双方单位领导审核签字后各留一份备查。

7、各种归档要求及范本已上传至内师兼职档案员管理QQ群(287554382),请没有入群的部门档案联络员及时加入,随时查阅。

  附件1《内江师范学院档案归档范围及保管期限表》.doc

  附件2 内江师范学院综合类档案材料归档移交清单.doc 

 

内江师范学院档案馆 

2018319日

地址:四川省内江市东桐路705号 联系电话:(0832)2340177

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