根据四川省档案局、四川省教育厅《关于开展高校档案文化建设主题活动的通知》精神，为深入实践科学发展观，引导校园文化活动不断提升质量、挖掘特色、扩大影响、打造品牌，提升活动的文化内涵与育人效应，加强校园文化活动的档案建设和痕迹管理，促进校园文化的大发展大繁荣，经学生工作部、校团委、档案馆研究，决定加强校园文化活动的档案管理工作，现将相关要求通知如下：
一、校园文化活动档案的涉及范围
学生工作部、校团委主办的各类校级品牌活动、学生工作部、校团委提供经费支持的院级特色活动和社团特色活动都纳入校园文化活动档案管理
二、校园文化活动档案的内容构成
（一）活动的策划方案，内容包括：
1、活动意义、特色及可行性分析；
2、活动内容、形式及流程；
3、承办工作方案（含机构设置、人员安排、职责分工、工作流程等）；
4、活动的安全预案；
5、经费预算；
（二）活动的正式通知；
（三）活动的进程记录：
1、活动进程记录（时间、地点、参与者、内容、结果等）
2、承办工作记录（时间、地点、参与者、内容、结果等）
（四）活动的文字材料，包括：
报名表、比赛须知、比赛规则和评分标准、评分表、成绩统计表、稿件、教案、考题和节目单等；（根据活动类型可适当增减）
（五）活动的图片（不少于10张）和视频资料；
（六）活动的宣传材料（含海报的PSD原图、布标的照片等）
（七）活动的获奖名单（含奖项名称、姓名、学院、班级、联系方式等信息）；
（八）组委会工作总结（含集体总结和个人总结）；
（九）活动的新闻报道和文字总结；
（十）活动的经费使用明细；
（十一）活动若获得社会力量赞助支持，需提供赞助商简介、赞助协议、赞助资金与物品的使用管理情况报告等相关材料。
三、校园文化活动档案的报送要求
（一）报送形式
校园文化活动档案以电子版的形式报送，文字材料以word文档形式报送，图片以Jpeg的形式报送，图片不宜插入word文档中；
（二）报送格式
封面：可以自行设计
格式：页面A4，纵向
标题：黑体，三号字，加粗，居中；
小标题：宋体，四号字，加粗
正文：宋体，小四号字，1.5倍行距，首行缩进。
（三）报送时间
原则上要求活动承办方在活动结束后10天之内向校团委报送校园文化活动档案，每年6月底以前由团委汇总一并移交档案馆。
四、校园文化活动档案的效能
校园文化活动档案是进行校园文化活动承办工作效能评估的重要指标，同时也是考核各学院团学工作和学生社团工作的重要依据，凡未按照要求报送档案材料的承办项目，学生工作部、校团委将暂停该项目的经费结算工作，直至档案材料交齐为止。
