各市、州档案局，省直各部门：
　　根据国家档案局《关于抗震救灾中档案抢救保护工作的指导意见》（档电[2008]15号）和《四川省重大活动档案管理办法（试行）》（川委厅[2007]26号），现就我省抗震救灾中档案抢救保护和收集工作的有关事项通知如下：
　　一、迅速开展震后档案抢救保护工作
　　（一）全面清查档案部门受损情况，对档案馆(室)建筑和档案材料受损情况进行拍照、录像，及时拟写灾情报告，包括人员伤亡情况，档案、档案馆舍和设备损毁情况，参与抗震救灾工作情况，采取有效措施转移、抢救档案情况以及为抗震救灾提供档案服务情况等，并向当地党委、政府及同级档案行政管理部门报告。
　　（二）对受损档案进行安全监管，尽快将处于危险状态的档案转移到安全地带，派专人管理，必要时可请求武警官兵和公安干警协助。同时做好受损档案的抢救修复工作，开展水淹档案的处置、污损档案的清理、受损档案入库前的消毒等工作，优先处置重要、珍贵及载体质量差的档案。加快受损档案信息系统及设施设备的恢复。
　　（三）制定灾后档案抢救和档案馆（室）建筑及相关设施设备恢复重建计划，上报当地党委、政府和同级档案行政管理部门，将受损档案馆建设纳入本地区灾后重建的总体规划之中。对坍塌的档案馆库，按照政府的统一部署，尽快进行重建；对受损不太严重的档案馆库，趁早安排专业人员进行评估，实施加固，确保档案工作人员和档案的安全。
　　（四）做好震后完善工作。建立和完善应急预案；在档案馆（室）的修缮、加固和重建过程中，开展抗震能力的再评估，把抗震能力作为新建档案馆（室）至关重要的指标；加强防灾减灾和应急反应教育培训。
　　二、及时做好抗震救灾档案收集工作
　　各地、各部门要指定专门人员，明确职责，认真做好抗震救灾工作中各种文件材料（包括纸质文件及相对应的电子文件、照片、音像、光盘、实物等）的收集工作，归档的文件材料主要包括以下内容：
　　（一）党和国家领导人指挥抗震救灾工作的重要批示、指示和讲话稿及会议纪要、宣传报道、活动照片、录音、录像。
　　（二）各级抗震救灾指挥部负责人对抗震救灾工作的重要批示、指示和讲话、宣传报道、活动照片、录音、录像。
　　（三）各级党委、政府在抗震救灾工作中作出的重大决策，制定的预案和监测方案及召开的专门会议的文件材料。
　　（四）各地、各部门建立抗震救灾工作机构及开展抗震救灾、防治工作、灾情报告等文件材料（特别要注意收集反映灾情纪实的照片、音像材料），针对灾情采取的防治措施及灾情统计的文件材料。
　　（五）组织救灾物品和有关保障灾区生产、工作和生活等方面的文件材料。
　　（六）接受社会（国内外）捐赠的有关文件材料。
　　（七）救灾资金和物资的使用、管理等方面的文件材料。
　　（八）抗震救灾中的先进集体和先进个人事迹的文件材料。
　　（九）灾后重建的规划、实施、管理等相关文件材料。
　　（十）其它与抗震救灾工作有关的文件材料。
　　各级档案部门要加强对有关单位开展抗震救灾档案收集工作的指导。有关单位要按照《四川省重大活动档案管理办法（试行）》（川委厅[2007]26号）的规定，及时将抗震救灾工作文件材料收集齐全，形成完整的抗震救灾专题档案，按规定向同级档案馆移交。

　　附件：1.国家档案局印发的《地震掩埋档案应急处置的简要程序和方法》
　　　　　2.国家档案局印发的《地震受损档案的抢救方法》

二○○八年五月二十三日

附件1

地震掩埋档案应急处置的简要程序和方法

　　地震掩埋受损档案应急抢救处置工作可参考以下程度和方法。
　　一、挖掘和清点。确定库房所处位置，争取尽快将档案挖掘抢救出来。在档案柜中的档案尽量整体移出，减少对档案的损害和损失。现场对档案数量进行认真清点，做好记录。
　　二、装箱转运。准备好箱包等装具，将抢救出的档案装箱，指派专人押送转运至安全地区。注意在装箱过程中，要尽量将被水浸湿的档案与未被浸湿的档案分开，分别装箱。
　　三、冷冻备处理。抓紧与转运目的地有关部门或国家档案馆取得联系，查询当地是否有冷库、冷库是否有适合存储场地。只要有条件，浸湿档案尽量送到冷库中冷冻存放，防止霉变和粘连，待条件具备后进行后续处理。
　　四、未被水浸湿的档案，转运至目的地后，可直接移送当地国家档案馆暂时存放和进行应急抢救处理。
　　五、未浸湿的干澡档案，先应清理尘土，然后采用臭氧消毒等方法进行消毒处理。整理、清点，更换受损卷皮卷盒，登记造册，入库暂存。
　　六、被水浸湿档案，如无法冷库存放，可送至档案馆进行处理。除去表面泥土，放入真空干燥机中进行干燥。选择真空干燥机时，尽量不要选用带微波加热功能的机型，以防使用不当造成对档案的其他损害。
　　七、受潮浸湿档案不宜放在阳光下直接暴晒，避免晒干过程中发生档案纸张粘连和字迹扩散。
　　八、经干燥处理后的档案，顺序进行消毒、整理、更换卷皮/卷盒、登记、装柜，妥善存储。
　　九、条件具备时，请专业档案保护技术人员对档案受损及紧急处理情况进行评估和开展进一步的专业性抢救修复。
 
附件2

地震受损档案的抢救方法

　　受灾后的档案需要得到迅速而正确的抢救，抢救方法应根据当时具备的物资、设备等条件，合理选用适当的抢救方法，以防止档案继续受损。
　　一、对水浸纸质档案的抢救
水　　浸纸质档案如不及时抢救，会使纸张机械强度下降，并易滋生霉菌，在霉菌代谢物作用下，纸张酸度增加，甚至粘连成档案“砖”。抢救办法如下：
　　（一）准备工作
　　1、加强领导和组织工作，组成专门小组，有条不紊的进行档案的抢救工作；
　　2、准备好被抢救档案的放置场所，将水淹档案尽快转移到安全地带，迅速改善受损档案的存放环境和条件。
　　3、有条件的情况下安装和开启大功率抽水泵，以便及时清除库房内积水；
　　4、有条件的情况下配备大功率去湿机，便于通风和排除水汽，为水淹档案创造良好的减湿干燥环境；
　　5、如无条件、无设备，需准备多层木质架子，以便增加摆放档案的空间；准备塑料筐（袋）等包装材料，将水淹档案放置在有支撑作用的筐（袋）内；
　　6、准备塑料盆、软毛刷、小毛笔等，用于处理水淹档案的去污、去泥沙；
　　7、准备吸水材料（纸质吸水材料如：宣纸、滤纸；高分子吸收树脂）用于去除明水；
　　8、准备其它物资如：便携式照明灯、防水布、标签笔、安全帽、口罩、胶皮鞋等。
　　（二）去除污泥
　　由于地震导致建筑物倒塌裂缝，雨水顺着裂缝从外界侵入库房，档案上往往带有泥沙、泥浆、污物等，需用软毛刷蘸以洁净的清水清除。
　　具体操作方法如下：
　　1、对有泥沙处要小心清除，避免纸张起毛，起皱；
　　2、对染有明显污染物的档案如油污等，需单独处理并分开放置，避免污染相邻档案；
　　3、清除过程中，小心搬动档案，避免二次损害；
　　4、将去污处理后的档案展平放置于塑料筐（袋）内，待进一步减湿干燥处理，如遇受淹档案数量大，可采取冷冻保存，抑制霉菌等微生物生长繁殖，然后分批减湿干燥；
　　5、对于单页档案的去污可放在玻璃板上，用毛笔蘸清水小心清除。待完成后，借助玻璃板将档案慢慢移动至平埋干燥处，可避免损伤纸张。
　　注意事项：首先将被水浸的档案转移到安全地带，防止再次受损。尤其在震后供电中断又缺少必要的设备情况下，避免抢救过程中发生人为损坏；避免次生灾害对档案的损害。
　　（三）减湿干燥（有去湿设备）
　　去湿机干燥法：该技术的原理是为水浸档案创造一个持续低湿的环境并适当增加环境温度，使档案中的水分迅速蒸发以达到去湿干燥目的。这种方法要求房间密闭条件好，配备大功率的去湿机或多台小型去湿机。
　　操作方法：首先要用吸水材料去除明水。然后在木架上，铺上吸水纸，将档案展平放置，也可以根据情况，在档案内夹入吸水纸用于吸收纸张中的水分并及时更换（一次夹入吸水纸的总厚度不能超过纸质档案厚度的1/3，避免档案变形）。然后开启去湿机除湿，当被淹档案纸张含水量降至约为14%（手感稍潮）时，将案卷按一定厚度叠放，于其上施加一定压力，在平展状态下被干燥至正常含水量（6%—8%）。
　　这种方法的优点是：速度快，操作方便，室内温度、湿度条件可控，档案不易起皱、变形，非常适用于珍贵档案文献的抢救，是目前应用较多的一种方法。
　　注意事项：在减湿干燥过程中，根据情况定时翻动纸张，使干燥速度均匀；夹页不能太多，以防水淹档案纸张变形；如从冷库取出的水淹档案需经过一个过渡过程（即“化冻”过程：在4—6℃条件下放置10小时左右，避免温差瞬间变化过大），然后再进行减湿干燥。
　　（四）自然晾干法（无去湿设备）
操作方法：准备软毛刷、排笔、毛毡、吸水纸等材料，将档案用吸水材料去除明水，放在通风条件好的房间内展平放置，采用吸水纸反复去潮，尽量去除明水，在自然晾干过程中，每天坚持翻动两次以上。还可在档案中加入吸水纸，并及时更换，也可用电风扇增强通风去湿效果。对于单页档案或较薄的档案文件最好是将其平放在干净的吸水纸上，勤换吸水纸以加快干燥速度，快干时也需压平处理，使之平展。
　　对水浸录音录像带的减湿干燥处理方法：采用滤纸等材料去除水分，置于阴凉通风处阴干，借助吹风机、电扇等加速干燥。
　　（五）除尘处理
　　使用小型吸尘器去除灰尘的方法：
　　1、在工作台铺上纸或塑料薄膜，档案平展放置于上方；
　　2、用吸尘器、毛笔等对档案表面的灰尘进行处理。
　　注意事项：对吸尘器的集尘袋及时进行清理，避免二次污染。
　　二、对有害生物的预防
　　（一）霉菌的预防
　　水淹后档案由于含水量过高，容易生霉。因此灾后处理要严密监视档案的现状，及时采取措施，防患于未然。
　　检查霉菌的方法：配备放大镜（5倍），检查菌斑，如发现明显菌丝，要进行隔离。避免交叉感染。
处理方法：
　　1、可在档案处理场所周围喷洒新洁而灭，浓度为2%—5%，以喷雾方法用于档案库房及装具的消毒灭菌处理。并严格按照使用说明书操作；
　　2、对已经生霉的纸质档案、录音录像带等档案，应尽快与其它档案隔离避免交叉感染，然后用医用脱脂棉球蘸取75%的酒精轻轻擦拭。
　　注意事项：
　　1、擦拭过程中脱脂棉球适当拧干不要含过多液体；
　　2、使用过的酒精棉球要妥善处理。
　　（二）档案害虫的预防
　　检查方法：采用震动法配备5倍放大镜进行检查，如发现虫皮等，要采取隔离措施，并进一步观察处理。
　　处理方法：
　　1、馆库外周围喷洒拟除虫菊酯类杀虫剂，可以杀灭毛衣鱼、蟑螂等害虫，阻止害虫进入库房；
　　2、库区办公室、洗手间、库内四周门后，可施放灭蟑灭蚁霉饵、诱捕器。