内江师范学院文件
内师院发〔2015〕39号
内江师范学院关于进一步加强和改进
新形势下档案工作的实施意见
为推动学校档案工作科学发展，根据《四川省档案局、四川省教育厅关于认真学习贯彻落实〈关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见〉的通知》（川档发〔2015〕8 号）文件精神，结合我校档案工作实际，特提出如下实施意见。
一、充分认识新形势下加强和改进档案工作的重要意义
（一）认识档案和档案工作的重要作用
内江师范学院档案是我校教学、科研、各项管理工作和其他重要活动的真实记录，是我校各个历史时期的重要见证，更是学校和社会的宝贵财富。档案工作是学校改革、创新和发展中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是校内各单位、各部门和各科研机构（下面简称各单位）的重要职责。加强和改进新形势下档案工作，对于支撑服务学校实施“质量立校，和谐兴校，人才强校，特色名校”的发展战略，全面深化改革，具有重要意义。各单位要充分认识做好档案工作的重要性，进一步增强做好新形势下档案工作的责任感和使命感。
（二）明确新形势下档案工作的任务和目标
新形势下加强和改进档案工作，要深入贯彻落实党的十八大、十八届四中全会精神，紧密围绕学校全面深化改革实际，认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，改进和完善档案工作管理体系，建立健全教学科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系、服务师生的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系，推进档案数字化建设，加强人员队伍建设，全面提升我校档案工作水平与服务能力。
二、改进和完善档案工作管理体系
（一）完善统一领导、分级管理的档案工作体制机制
我校档案工作坚持分级负责、统分结合的管理体制。学校档案馆是全校档案工作的主管部门，履行全校档案工作行政管理和业务建设职能；各单位办公室（或综合科室）是本单位档案工作的主管部门，负责本单位各种门类档案工作。
各类机构调整撤并、设立新机构、建立非法人单元等新型组织以及部署新的重大项目，均应统筹考虑同步开展档案工作。
（二）建立分工明确、各司其职的档案工作责任体系
学校档案馆要强化全校档案工作的统筹规划和监督指导。负责制定全校档案工作发展规划和工作计划；负责健全完善全校档案管理标准、业务规范和规章制度；负责全校档案工作的业务指导和监督检查；负责统筹规划全校档案信息化工作，推进档案数字化建设；依法集中接收、保管校属各单位具有永久保存价值的各类档案，并提供档案利用服务；组织开展档案业务交流、人员培训等。
各单位要加强对档案工作的组织领导，把档案工作纳入发展规划和年度工作计划，纳入领导议事日程，并为档案工作的开展提供人、财、物和安全保密等条件保障；各单位要明确领导班子中档案工作的分工，确定档案工作主管领导及兼职档案员，及时研究解决档案工作中的重大问题。各单位档案工作主管科室及兼职档案员要明确目标任务，切实履行职责，加强与校档案馆沟通联系，按规定及时向校档案馆移交档案。
校内非法人单元等新型组织和新时期部署的重大项目，由依托单位统筹负责档案工作，及时建立档案工作制度，明确专人负责档案工作，落实档案工作责任制。
（三）建立健全档案工作制度
校档案馆要结合新时期档案工作的特点，及时制（修）订档案管理方面和业务方面的规章制度，形成适应新形势新要求、相对成熟定型、覆盖档案收管用全过程的规章制度体系。加强对档案规章制度贯彻落实情况的监督检查，确保各项规章制度落到实处。
（四）依法依规开展档案工作
按照国家《档案法》和《高等学校档案管理办法》等有关法律的规定，开展档案工作，强化法律意识，落实档案工作责任。将档案工作列入各单位、各部门工作考核的内容，依法加强对全校档案工作的监督指导，做到监督检查周期化、业务指导常态化。
加强对重大专项、资产投资项目、大中型基本建设项目等重大项目档案工作的全过程监督检查和业务指导，严格执行重大项目档案验收制度。
（五）完善档案工作经费投入机制
完善档案工作经费投入机制，按照预算编制和管理有关规定，科学合理核定档案工作经费，将档案馆（室）基础建设、数字化、信息化建设和管理、安全保密、编研、陈列展览、档案资料征集等工作经费列入经费预算，保障档案工作的顺利开展。
（六）加强档案工作的宣传与教育
校档案馆要利用国际档案日、普法宣传日，通过网页、宣传橱窗、展板、举办档案学术讲座等多种形式开展档案法律法规宣传教育；党委宣传部要将国家《档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案法律法规和《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》文件精神纳入学校两级中心组和教职工政治理论学习，切实提高广大干部职工及师生档案意识。
三、建立健全教学科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系
（一）加大档案收集归档力度
强化档案工作与教学科研活动和管理工作的同规划、同部署、同落实，做到档案收集工作全面覆盖。要根据实际情况，细化各类文件材料的归档范围和保管期限表，建立健全档案接收审核制度，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料（包括电子文件及照片、录音、录像等），要向校档案馆移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
在成立新机构、新型组织，部署新项目时，及时建立档案工作制度，指定专人负责档案工作，确保建立档案与工作开展同步进行。校档案馆要重点加强对新机构、新型组织和重点工作、重大活动、重大项目等档案收集归档的业务指导，重视对电子档案和特殊载体档案收集归档的业务指导。
在学校机构改革、学科专业整合过程中，有关部门要会同档案馆及时规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失，对处置不善、造成档案流失的，依法追究有关单位和人员的责任。
（二）加强珍贵档案和实物档案征集工作
健全完善珍贵档案和实物档案征集办法，围绕重大活动、重点工作、著名人物、重要成果等，加强档案资料征集工作；采用复制、交换、接受捐赠、接收寄存、有偿购买等多种方式，丰富珍贵档案和实物档案资源。
四、建立健全服务教学科研和师生的档案利用体系
（一）创新档案服务形式
严格按照《档案法》和学校有关规定，开展档案鉴定工作，开放应开放的档案。依法做好档案查阅工作，改进查阅方式，简化利用手续，最大限度满足利用者需求；及时以数字化档案代替原件提供利用；充分利用展览、网络、媒体等多种途径，提供多样化、常态化的档案服务。
（二）加强档案资源开发和共享
深入研究各方面档案利用需求，主动开发档案资源，做好编研工作，加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览等多种形式，为领导决策、科学研究等提供深层次、高质量档案信息产品。统筹规划建设面向全校的档案资源共享服务平台，充分利用信息化手段，促进全校档案信息资源共享。
五、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系
（一）加大档案安全保密检查力度
建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系；建立健全并严格执行各项安全保密规章制度；加强涉密档案人员管理；校档案馆接受校安全保密部门的安全保密检查，定期或不定期开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，严防档案流失、损毁和失泄密事件发生。
（二）建立完善档案安全应急管理制度
建立健全档案安全应急处置协调机制，制定档案安全应急管理制度和应急预案，将档案库房列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置。
（三）切实改善档案保管保密条件
严格按照国家《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，加强新校区档案馆建设，做到面积达标、设施完善、功能齐全、节能环保；进一步提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。
（四）加强档案信息安全管理
建立健全档案信息公开的保密审查制度，对涉密和内容敏感的档案进行严格审查，严防把涉密和内容敏感的档案传输到非涉密网上；加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密；对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。档案数字化过程中要加强监管和防范，严禁外包公司留存、外泄数字化档案信息。
六、推进数字档案馆（室）建设，提高档案信息化水平
（一）制定数字档案馆（室）建设规划
数字档案馆（室）建设包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，由档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。根据国家《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》，遵循“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”的原则，统筹规划全校数字档案馆（室）建设，将数字档案馆（室）建设纳入学校信息化建设规划，统一部署、同步实施。
（二）推进数字档案资源建设
建立档案数字化工作的长效机制，开展存量档案数字化工作，力争2020年完成全校50%存量档案数字化工作；推进教学科研和管理活动中的原生电子文件和原始数据的移交接收常态化，确保收集齐全、真实有效；加快文件级档案目录数据库建设，科学整合全校数字档案资源，逐步建立全校档案大数据平台。
应用先进技术和信息化管理手段，保证数字档案资源的可靠可信和长期可用；对重要电子档案实行异地异质备份保管；探索数字档案资源知识组织方法和技术实现路线，逐步实现档案资源的知识服务和利用。
七、加强人员队伍建设，提高档案工作水平
（一）加强档案人员队伍建设
根据新形势下档案工作需求实际，加强专、兼职档案人员继续教育、专业培训、交流学习，提升档案人员的业务水平，并为其职称评聘、职业发展创造条件；在学校编制调整及考录、遴选工作人员时，注重引进档案专业和信息管理专业管理人员，提高档案人员队伍专业化、职业化水平。
（二）健全激励约束机制
关心档案人员成长，切实帮助解决各种实际问题和后顾之忧，建立健全激励机制，对在档案工作中作出突出贡献的先进集体、先进个人给予表彰，确保档案人员队伍稳定发展。健全警示约束机制，对在工作中庸懒散浮拖人员要及时开展批评教育和警示谈话，对出现违纪违规案件或发生安全责任事故，要依据《档案管理违法违纪行为处分规定》追究有关领导和责任人的责任。
内江师范学院
2015年5月7日
