第一条 为了加强实物档案的管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，特制订本实施细则。

第二条实物档案是指学校在历史发展和教育活动以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

    第三条 实物档案由校档案馆实行集中统一管理。任何部门或个人不得拒绝归档，更不得据为己有。

    第四条 归档范围

1、上级单位颁发、人民团体或个人表示感谢赠送给学校的反映学校荣誉成绩的实物，如奖状、奖杯、奖牌、锦旗等；

    2、在各级领导或教师、研究人员代表学校参加的国内外交流活动中，对方馈赠给学校的礼品。

    3、在学校各种接待活动中对方馈赠给学校的礼品。

    4、在学校组织或参加的各类重大活动中，外单位或校友以及其他个人赠送的礼品。

    5、国内外知名人士给我校的题词、题字、绘画等。

    6、学校组织的各种重大活动中形成的纪念品及其他有保存价值的实物。

    7、学校及各下属部门、院系已经停止使用的印章、牌匾，重要领导行使某种职权时使用的现已停用的个人印章；

8、其它能够反映学校发展建设的有保存价值的实物。

9、其他按规定应交给学校保管的礼品、纪念品等实物。

    第五条  归档办法

    1、各归档部门应按上述归档范围将本单位或个人收到的实物，在收到后一个月内移交学校档案馆保存。

    2、校庆及学校各种重大活动中接收或形成的礼品，由活动组织者在活动结束后的一个月内交学校档案馆。

    3、其他具有珍藏价值的印章、字画、礼品、零散的实物等可以随时向档案馆移交。

4、归档的实物档案必须要有相应的文字说明。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交部门或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明；奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

5、实物档案归档时必须填写移交目录，经档案馆验收核对，双方签字，同时提供移交目录的电子档。

第六条实物档案的管理

1、实物类档案按品种分类，以物件为立档单位，一件一号；

2、按内容分别鉴定其价值及保管期限，一般为永久和长期；

3、实物类档案档号为：年度号+实物档案分类号+件号，件号根据时间顺序编流水，年度按实物形成或获得的年度填写。

4、制作实物档案归档标签。内容包括档号、互见号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明等。贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等处,以不影响对实物的观瞻为宜；  

5、编制实物档案目录。实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式，按实物档案的类别分别编制。每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（格式见附表三）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注等。

第七条归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。

    第八条利用和借出办法

    1、实物档案一般不外借使用，特殊需要时，需经分管档案工作的校领导或档案馆馆长批准后方能借出。

    2、借出的实物档案，责任人应负责妥善保管，不得污损、遗失。

    3、实物档案如有遗失、污损或造成损失者，按《档案法》第四十八条给予处罚直至追究法律责任。

    第九条 本实施细则由档案馆负责解释。

                                                          2023年4月