第一条  声像档案是档案的重要组成部分，它和其他档案比较更具形象性，更能形象、生动地记录学校面貌，再现学校的历史。它和文字档案相结合，具有其他档案不可替代的作用。为了加强声像档案的管理，更好地发挥其作用，根据《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》及国家有关法规，特制定本实施细则。

  第二条  在学校教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的文字材料，均属声像档案。

  第三条  声像档案是学校档案的重要组成部分，必须集中统一管理。声像档案的各形成部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要形成声像载体档案材料，其数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案，在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆报送书面情况报告。

  第四条  声像档案工作应纳入学校各级党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。及制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

  第五条  归档要求

  1、归档的声像材料，必须主题突出，画面清晰，声音清楚，并配有必要的文字说明。

  2、归档的声像材料，必须是原版、原件，保证它的真实性。

  第六条  归档范围

  1、学校领导在任职期间的工作照，学校领导出访、接待、参加重要会议等活动形成的声像材料。

  2、中央、省、市及有关党政领导来校活动场面的声像材料。

  3、学校党代会、教代会暨工代会、团代会及其他党政重大会议，包括开幕、闭幕场面，会议代表发言、会议的各个重要环节和各方面的各种声像材料。

  4、校庆等重大活动的各种声像材料。

  5、国内外有影响的科学家、教授、专家等来校访问、讲学等活动的声像材料。

  6、我校授予校外人员名誉职务的声像材料。

  7、省级以上代表团、慰问团，兄弟院校代表团来校活动的声像材料。

  8、其他社会活动家、知名人士来校活动的声像材料。

  9、学生重要活动及会议（包括学代会、表彰会及其他重要社团活动）的声像材料。

  10、有特殊意义的开学典礼、毕业典礼的声像材料。

  11、各类学生毕业照。

  12、学术上造诣较深的教授、专家的教学、科研活动声像材料。

  13、学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作以及有重要意义的生活、学习等声像材料。

  14、学生参加校级及其以上各种竞赛活动的声像材料。

  15、本校组织的有重要意义的学术活动、学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的声像材料。

  16、能反映学校学术水平的各种科研成果及样品的声像材料。

  17、外国领导人及外籍，港澳台学者及著名友好人士，各种代表团来校参观、访问、交流及讲学活动的场面声像材料，在我校召开的国际会议的声像材料。

  18、与国外建立校际交流关系，进行互访，以及签订合同、协议等的声像材料。

  19、外籍学生、工作人员在我校学习、工作及生活的声像材料。

  20、反映学校风貌和基本建设的声像材料。

  21、重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址，正在建造中和工程完成后建筑物的声像材料。

  22、学校运动会破记录等场面的声像材料。

  23、校运动队参加国内外运动会竞赛情况、合影、获奖情况的材料。

  24、全校性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料。

  25、参加市级以上文艺调演、兄弟院校来访表演、比赛等的声像材料。

  26、各民主党派重大活动的声像材料。

  27、校友、校友会举行重要活动的声像材料。

  28、学校党委书记、校长的标准照、工作照等照片。

  29、博士生导师的标准照、工作照片。

  30、烈士照片。

  31、教师获优秀教学奖的有关照片。

  32、教师获科研项目成果奖的有关照片。

  33、全国及省级以上劳动模范以及获得的证书、奖章照和工作照。

  以上各类归档材料包括照片、录音带、录像带等。其载体可为纸质（如照片），也可为磁带、磁盘、光盘、硬盘等。

  第七条  档案的保管

  1、存放声像档案应有专用库房，做到防火、防强光、防尘、防盗、防潮、防高温、防虫等。录音录像带均应竖放在防磁、恒温的专业柜内。

 2、声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，应在5-10年转录、复制一次，6-12个月应对磁带重绕一次，以防粘连。母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

第八条  归档验收方法及归档时间

  1、声像档案的归档，必须完整、准确、系统，声像档案各形成部门都应设专人做好声像档案的归档工作。

  2、各部门形成的照片、音频、视频资料，应于次年6月底前连同文字说明（含时间、地点、主要内容、主要人物、作者、时长等）及归档文件目录等，在线或拷贝移交学校档案馆。

  3、声像档案移交档案馆时，必须备有移交清单一式二份，写明声像档案名称、数量、移交时间。交接双方应签名，各执一份存查。

  第九条  声像档案的借阅办法

建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。积极开展声像档案的利用工作。对利用效果显著的，应由利用者填写利用效果登记和信息反馈。为保护档案，声像档案一般不外借，如有特殊需要，须经学校批准，由档案馆代为复制。

  第十条  本实施细则由档案馆负责解释。

                              2024年5月