各院系学生工作办公室：
一年一度的毕业生档案邮递工作即将开始，为了确保毕业生档案准确、及时寄往用人单位，各学院要对学生档案进行一次认真的清理，将散存在个人或辅导员手里的档案及时收集整理，并根据学院总体安排移交档案馆，以保证学生档案准确、完整、系统。院系辅导员要对毕业生进行档案转递教育，提醒学生注意如下几点：
1、我校毕业生档案邮寄是通过内江市“机要局”转递的。机要局要求接收档案单位必须是县团级以上部门。因此，档案收件单位地址必须注明：省、市、单位名称。另外，国有企、事业单位能接收档案，非公有制企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。所以毕业生在签单位时，必须向所在单位了解清楚档案接收单位的级别和正确地址，避免档案寄不出去或寄出后因地址不详退回。
2、院系要在学生毕业时将学生所有奖惩、入党（团）、毕业全套材料收集齐全装入学生档案袋，毕业材料包括：学年鉴定、毕业生登记表、成绩卡、实习鉴定表、体检表、奖励材料、处分材料、入党志愿书、入团志愿书、教师资格认定申请表（含附件）、就业通知书以及其他需要存档的材料等。
3、考上外校研究生的学生，在接到调档通知时先到招就处盖章备案，然后及时同档案馆联系，原则上待毕业档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果。
4、因没就业造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部要求保存个人档案；因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案。
5、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与档案馆联系将档案寄往用人单位；因个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案馆暂时保管，本人要及时与档案馆联系，提出转递或留存意见，并交相应管理费用。
6、学生退学，档案要及时寄出。如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。
7、档案馆邮寄学生档案的地址是依据学生本人在招生就业处登记的收档单位地址。请准确慎重登记！
