★ 我国重大建设项目档案工作将引入激励机制

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                                                                                          内江师范学院档案馆

                                                                                          二 0 0九年十二月一日

 

 

实现档案工作在建设项目中的准确定位

 
我国重大建设项目档案工作将引入激励机制

 

 

记者从11月12日至13日在宁波召开的全国建设项目档案工作座谈会上了解到，国家档案局将继续加强跨省交流协作，注重档案业务指导，以激励机制引导项目档案工作再创新高。

 

今后一段时期，国家档案局将进一步落实档案管理登记制度和档案验收制度，认真组织项目档案验收，起到“推动、促动、震动”作用。在业务指导方面，将注意研究新领域、新类型项目档案工作，对基础较差、起步较晚、水平较低的一些行业和类型的项目，将采用切实有效措施帮助其解决存在的问题，尽快提高管理水平。会议提出，各项目建设单位应坚持“有为有位”与“有位有为”并举，实现档案工作在建设项目中的准确定位，配置档案工作所需的管理资源和管理权限，使之走上前台发挥应有的作用。

 

国家档案局副局长、中央档案馆副馆长杨继波在会上对2006年以来全国建设项目档案工作情况进行了全面回顾与总结，并提出了今后一段时期国家档案局在加强重点建设项目档案管理方面的工作思路。与会代表就《重大建设项目档案管理奖评选办法征求意见稿》进行了讨论。国家档案局经济科技业务指导司司长李晓明表示，在广泛听取和征求各方面意见的基础上，将对该评选办法进行修改和完善，并依照该办法对建设项目档案工作成绩突出、管理水平高的项目进行评选表彰;

 

从“一五”时期156项工程，到举世瞩目的三峡工程、航天工程、青藏铁路，再到抗震救灾恢复重建和奥运场馆建设等，一系列重大工程的建设关系到我国经济发展的后劲，在我国现代化建设中具有全局和长远的战略意义。“十一五”以来，各级档案部门和广大项目建设单位认真贯彻执行建设项目档案工作的法规标准，以全面实施《重大建设项目档案验收办法》为契机，以提高项目档案管理水平为目标，合力推动项目档案工作上水平、上台阶，取得明显成效。

 

随着经济建设的发展，涉及民生工程、重大基础设施、产业结构调整等方面的建设项目已成为重点。以天津市档案局为例，结合重点项目大多坐落在滨海新区的特点，市档案部门已连续两年举办了“市重点建设项目档案咨询服务日”活动，采取市、区联动的方式，分别设立重点建设咨询服务活动主会场和分会场，为重点建设项目单位和参建单位提供咨询服务。在浙江，以“五大百亿”工程为重点，已有485个重点建设项目按照《浙江省重点建设项目档案管理登记办法》要求进行登记，占全省重点建设项目的95.7%。自2004年浙江省重点建设项目档案专项验收列入档案行政许可事项以来，全省共有256个项目提出档案专项验收申请，253项已通过档案专项验收，档案工作在重点建设项目建设中发挥了越来越重要的作用。

 

福建福清核电有限公司、国家电网公司交流建设分公司、中国石油天然气集团公司等项目建设单位也在座谈会上介绍了各自的工作方法。

 

原载于《中国档案报》2009年11月19日

 

 

 

备考表——档中之档

备考表，顾名思义，是以备查证、考据的表格，是各类档案中不可缺少的重要组成部分，它担负着记载档案从立卷时文件材料的形成情况到立卷后各个时期卷内文件所发生变化的重要使命，可称为“档中之档”。

 

各类档案，其备考表内的项目设置基本相同，即：需要说明的问题、整理人、检查人、立卷时间等四个项目。就具体内容填写而言，不同门类的档案各有不同的要求：

1、文书档案备考表，需要说明纸张破损、复制、无底稿、缺附件、字迹模糊、完整程度以及后来整理情况等内容，如庆阳市公安局在整理废旧文件时发现了一份黎光（时任陇东公安分处处长）同志1949年6月在陇东保卫工作会议上的总结后，及时将这一珍贵文件归入1949年的案卷中，并在备考表内注明“此总结是在整理废旧文件时发现”；

2、基建档案卷内备考表，要求标明卷内文件的件数、页数、照片存放互见号和整理组卷过程中需要说明的其他问题等；

3、会计档案备考表，要根据不同类别（凭证、账簿、报表、其他）存在的问题进行相应的填写，尤其是会计凭证常有漏编或重编记账凭证号的现象，这就需要在备考表中记载漏编或重编号的情况以供查证，表明是因工作疏忽所致，而绝非后天人为；

4、照片档案备考表，要求注明册内照片的缺损情况、同一问题特殊尺寸照片存放互见号、有无底片和某些特殊照片的来源等；

5、其他一些特殊或专门档案的备考表中还设有审核人，要求案卷复核人对案卷质量检查复核后签名等等。

从目前备考表的填写状况看，备考表不填、填不全、填不准的现象比较普遍，这种状况不仅仅在立卷部门存在，许多进了馆的案卷中也有类似问题，如有的案卷打开就能发现有些文件没有底稿或缺少附件，有的只有复印件而没有原件等问题，但备考表内却没有任何说明。究其原因：一是有些档案人员不知道备考表填写齐全的必要性；二是有些整理人员不知道该填些什么；三是忘记或怕麻烦而没有填写；四是立卷制度不落实或落实不到位。尤其是有些单位因种种原因，将几年的档案集中起来整理，但由于人员的变化，对档案中存在的许多问题说不清，道不明，很多问题也难以解决。因此，在整理时对发现的问题应及时在备考表中加以说明，以分清责任。

 

备考表的另一个重要作用，是记载档案在保存过程中所发生变化的情况，如档案的修改、移出、鉴定、部分销毁或在利用过程中出现的意外问题等等。纸张作为档案的一种物质载体，自然老化和在提供利用中产生磨损是客观存在而又不可避免的。在档案的抢救保护工作中，需要对馆藏重要和珍贵档案进行必要的抢救保护。尤其是在抢救、保护、修裱过程中，把所采取的方法、措施、操作人等记载下来，为档案的再抢救、保护提供参考依据是档案人员义不容辞的责任。遗憾的是从我们多年下基层检查工作的情况看，在备考表中详细记载档案抢救保护情况的却寥寥无几。排在文件后面的备考表是“看在眼里，急在心里”，它多么想为档案的历史变迁尽一点微薄之力，可它却常常被冷落或忽略了。总之，这一问题应该引起档案人的高度重视，真正认识到备考表填写齐全完整的重要意义，尽可能地把档案在保管过程中所发生的变化情况记载清楚，把备考表的填写工作认真落到实处。建议各级档案行政管理部门在指导、检查工作时加大对这方面检查的力度，并作为档案抢救保护的重要依据加以考核，更好地发挥备考表在档案保管中的重要作用。

原载于《中国档案报》2009年11月30日

档案知识小书架

 

1、 档案目录，又叫案卷文件目录，是由“立卷说明”、“案卷目录”、“卷内文件目录”三部份组成，能同时以案卷和单份文件为检索单位，通过案卷和文件题各来揭示和介绍档案馆（室）所存档案内容和成份的一种检索工具。

 

2、《档案法》所称的档案利用，是指导对档案的阅览、复印和摘录。

 

3、 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

 

4、 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权。

 

5、利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

 

简  讯

 

四川省高等学校档案工作协会第五届常务理事会

第三次会议在宜宾学院召开

 

2009年11月6日，四川省高等学校档案工作协会和重庆市高等教育学会高校档案研究专业委员会常务理事联席会暨四川省高等学校档案工作协会第五届常务理事会第三次会议在宜宾学院召开。两会常务理事共计20人出席会议。宜宾学院院长汪明义教授和副院长毛克强教授出席会议。副院长毛克强教授在讲话中全面介绍了宜宾学院和宜宾学院档案工作情况并对各位常务理事的到来表示热烈的欢迎。四川省高等学校档案工作协会第一副理事长、西南交通大学档案馆馆长魏清秀副研究馆员和四川省高等学校档案工作协会副理事长、电子科技大学档案馆馆长饶勇研究馆员分别主持会议，四川省高等学校档案工作协会理事长、四川大学档案馆馆长兼校史办公室主任党跃武教授和重庆市高等教育学会高校档案研究专业委员会秘书长、重庆大学档案馆扬艳副馆长分别代表两会讲话。会议就拟于年内召开的纪念四川省高校档案工作协会成立20周年暨川渝高校档案工作科学发展研讨会筹备情况以及两会进一步合作事宜进行了充分的讨论，同时讨论了《四川省高等学校档案工作协会关于进一步加强学术研究工作的意见》等协会文件。会议决定，纪念四川省高校档案工作协会成立20周年暨川渝高校档案工作科学发展研讨会定于12月15日至18日在四川省西昌学院举行，《四川省高等学校档案工作协会关于进一步加强学术研究工作的意见》等协会文件将进一步征求意见后正式下发。

 

 

 

我省经科档案协作会暨档案学术年会在广安市召开

 

11月27日下午，四川省经科档案第七协作组会议暨档案学术年会在广安市召开。来自达州、巴中和广安市各区市县档案局代表就如何做好档案管理工作进行了交流发言。会议还对《档案法》及《四川省< 中华人民共和国档案法>实施办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》和《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理评分标准》以及《积极开发档案信息资源》等4个方面是内容进行了学习。