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内江师范学院档案信息简报
2011年4期（总第16期）
本 期 要 目
★ 默默奉献记录历史 功载千秋展现风采
——内江师院档案馆工作纪实
★ 档案知识小书架
★ 简 讯
内江师范学院档案馆
二0一一年十二月三十日
默默奉献记录历史 功载千秋展现风采
——内江师院档案馆工作纪实
内江师范学院档案馆始建于2000年8月（内江师范学院建立时），名为“内江师范学院档案信息中心”，由原内江师专、内江教育学院和内江艺体师范三校的档案馆、室合并组成。2011年4月，学校高度重视档案工作，将档案馆设置为正处级单位，下设综合档案科和人事档案科。档案馆现有4个全宗共3万余卷档案,馆舍500余平方米，设有综合档案、人事档案、学生档案及实物档案库房各一个，各类档案均有阅档室及相应的办公室。现有专职人员6人，兼职档案员56人，负责学校的干部人事、学生、党群、行政、教学、科研、出版、外事、财务、基建、设备以及声像等十二大类档案的管理和利用。 2002年获得“科技事业单位档案管理”国家二级证书，每年均接受并通过内江市档案局档案等级管理复查。
近年来,档案馆主动争取学校党政的重视和支持,开拓创新,在服务学校中心工作、服务教学工作、服务师生等方面亮点突出。2006年建馆以来,加强制度建设，加强规范管理，全院各立档单位均能保证按时移交年度档案，馆藏数量由2000年的17686卷增至30105卷,数量接近翻一番。
今年，工作重点是干部人事档案审核工作。首先档案馆认真组织学习讨论《关于开展干部人事档案审核工作的通知》、《干部人事档案审核工作检查验收评分标准及评分方法解释》等相关文件；其次,制定工作措施,分阶段分层次的完成相应工作任务：一是对人事档案进行了逐个梳理，找出问题，制定措施；二是补充完善部分材料；三是完成所有干部职工档案材料的整理加工和计算机录入等工作。时间紧、任务重，档案馆全体人员团结一致，兢兢业业，加班加点，默默的每天坚持整理加工，一卷一卷又一卷的核实完善，并录入计算机管理，干部人事档案更加规范，面貌一新。
综合档案规范管理工作再见成效，并进一步改革了部分传统手工劳动，提高了工作效率，开展优质服务，充分发挥档案的作用。今年超过了每年借阅平均数，达到了2512卷之多。
学生档案经过了5年的摸索，实行了计算机管理，如今毕业生档案转递工作开展的有条不紊的。
如今，在学校党政领导的高度重视下，档案工作纳入了学校年度目标考核指标体系，在分管校长的具体领导下，档案馆建立健全了一整套关于档案管理的规章制度，增加了设备，改善了工作环境，加强了对人员的培训，实行档案的规范管理，树立良好的馆风，坚持开展优质服务和编研工作，不断强化安全和保密工作，经过长期努力，整个档案工作在规范化、制度化、科学化的道路上不断前进。
档案知识小书架
1、电子文件的归档要求:
文件形成部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
2、电子文件的鉴定工作：
应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
3、电子文件的归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
电子文件的检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年
4、电子档案移交、接收有什么要求?
①归档电子文件按有关规定进行认真检验合格后,应将其按时移交至档案部门集中保管。移交可采用“在线”与“脱机”两种方式,都需履行相应的交接手续。
②档案部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行接收。
③进行“脱机”移交的电子档案,应做到存储载体外观完好、整洁无损;数据完整、内容准确、编目规范;记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致,手续完备;无计算机病毒。如果文件形成单位采用了某些技术方法,则应将其技术方法和相关软件一同移交。
④对涉及国家秘密的文件要进行审核,对需要变更密级和解密的文件,应按照变更密级和解密的有关规定,进行变更密级和解密工作。对需要继续保密的文件,应明确文件的解密日期。
简 讯
◆内江市档案馆发现民国时期国民身份证
近日，内江市档案馆在清整馆内积存档案时，发现十张中华民国四川省内江县国民身份证。身份证颁发于民国37年，系双面填写的长方形卡片式样，繁体字印刷，贴有照片或印有指纹。
◆内江市成功试点文档管理中心
——市卫生疾控文档管理中心挂牌运行
文档管理中心建设是提高档案管理水平、降低档案管理成本的档案管理改革创新工作。内江市的文档中心建设在市档案局的高度重视，试点单位大力支持配合下，经过一年的艰苦努力，初步试点成功，建立了内江市卫生疾控文档管理中心，现已挂牌开展各项档案管理工作。目前中心建立了档案收集、整理归档、保管、利用、保密、统计等制度，配有兼职档案人员两名，有独立的办公室、查阅室和档案库房，配有空调、除湿机、温湿度计、灭火器等保管保护设施，各种检索工具齐全，文书、会计、科技档案等各门类档案全部实现了集约管理。
编 辑：宋苏荣 粟翔 戴秀文
地 址：内江师院档案馆
邮政编码：641112
电 话：0832-2342239
E-mail:ssm27163.com
