兰台资讯
内江师范学院档案信息简报
2008年3期（总第3期）
本 期 要 目
★ 高校档案工作如何由边缘走向中心
★ 着眼档案发展，加强效能建设
★ 档案利用典型事例
★ 档案知识小书架
★ 简 讯
内江师范学院档案馆
二0 0八年十二月二十五日
高校档案工作如何由边缘走向中心
随着我国改革开放的不断深入，我国的高等教育实现了跨越式发展，高校的重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容与日俱增，比以往任何时期都要繁多。
虽然我们已经有一批较高素质的高校档案工作团队，已实现或基本实现了档案管理的现代化，在向现代化管理的更高目标前进，并且实现了多馆一体化的发展，但是，我们也要清醒地看到，高等教育虽然整体上实现了跨越式发展，但还不够平衡，还有许多高校的档案馆基础和力量相当薄弱，有些高校甚至连最基本的馆室都没有，更遑论档案的信息化建设了。
客观形势要求我们对高校档案工作进行改革创新。面对众多挑战，高校档案工作何去何从？
调整思维观念，应对内外部挑战。
面对现代信息技术和应用技术对文件和档案管理的全面而深刻的影响，以往“抄抄写写、剪剪贴贴、装装订订”的传统的“小作坊”式的档案管理模式已很难适应新形势、新情况的要求，换言之，长期以来以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法正面临飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。
挑战不仅仅来自外部，往往也来自于我们自身。
不久前，笔者收到一位朋友寄自澳大利亚的明信片，画面上是一张世界地图，不过，与我们习以为常的世界地图不同，这张地图调换了南北半球的位置，改变了北半球在上、南半球在下的格局，这样，原来处在地图下方的、已被我们习惯性地接受了的澳大利亚，就处在了地图上方的中心位置。换个角度看世界，澳大利亚便“身居要位”，这种看问题的方法和角度，对我们档案工作者也是一个启示。
档案工作是一项基础性工作，提供利用服务是档案工作永恒的主题，做好档案工作，对学校的发展必定大有裨益。但长期以来，人们习惯于把档案工作看作是一项重要的、但不处于中心地位的基础性工作，如何改变这种错误认识？档案管理工作者需要进行自我认识习惯与观念上的调整，要打破“从来如此”的观念，重新认识档案工作的重要性，做到自尊、自信，并通过努力，做到自强；善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、创新的举措，把档案工作做实、做细、做好。
加快信息化建设，实现档案现代化管理。
身处信息快速发展的时代，我们每个人都强烈地感受到信息技术所带来的巨大冲击，一方面，信息技术为现代档案管理开辟了美好前景，另一方面，信息技术也使得文件和档案管理工作面临着更多、更新、更复杂的难题。新形势下，档案信息化建设是档案部门适应时代和社会发展的必然选择，也是实现档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。
档案信息化建设要以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标。换言之，资源建设是基础，现代技术是手段，开发利用是目的。档案的信息化，实际上也就是资源建设要搞数字化，现代技术方面要搞标准化，开发管理要搞网络化，科学管理要实现现代化。具体而言，当前要加快档案信息化建设的设施建设，加快数据库的建设，加强标准和规范的管理，建设数字化档案馆或档案室。
高校在档案信息化建设中，特别要注意三个方面的问题：一是建设跨学校的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设学校电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与学校公共信息平台的信息实现对接。
做好档案信息化建设，要争取学校的大力支持，信息化建设的投入只有起点，没有终点。要在实施档案信息化建设的同时，积极开展档案信息资源的开发与利用，把档案信息资源的开发与利用纳入到学校、教育部门和国家的信息化建设规划中去，为学校、教育事业和社会提供优质高效的服务。同时要拓宽服务方向，拓展服务内容，丰富服务品种，主动服务，做好档案的编研加工、宣传陈列、网络服务等，争取得到社会各界的大力支持。在这方面，上海交通大学、南京大学等一批高校走在了前列。
为学校中心工作服务，加强档案资源建设。
许多人一定还记得连战先生访问大陆时，北京大学将他母亲70年前在北大读书时的档案复制品作为特别的礼物送给他，连先生认为这是他收到的最有价值的礼物。这是基础档案资源得到发挥利用的一个典型案例。这也启示我们，在加强档案资源管理的同时，要做好基础性档案资源建设，要有前瞻性。“名人”什么时候成为名人，不好预计，比如刘翔，十年前谁也不知道他会成为名人，因此，档案资料搜集整理的范围要广泛。
高校档案馆在制订归档范围和期限时，应特别重视学校的中心工作，特别是重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容的档案材料的范围和期限，以便为学校保存有价值的历史资料，同时也为学校的档案信息化建设提供优质的档案资源。对于重大活动，档案工作要提前介入，超前服务，全程跟踪，同步发展，有的学校实行了预立卷，实际效果非常好。
高校在档案资源的积累和保存方面有得天独厚的优势，上海交通大学原校长谢绳武先生，有一次去档案馆查找一位南洋公学时期毕业的老校友的资料，由于上海交大历史档案全部数字化了，接待人员仅用了几分钟的时间就查到了这位校友的资料，谢校长喜出望外，对档案馆的工作大加赞赏，并当场表态再拨款50万元，支持档案馆继续做好档案的数字化工作。这是以服务促发展的真实写照。
又比如，南京大学档案馆积极拓宽服务功能，丰富服务形式和手段，为学生拍摄毕业证照片，既全面真实地保存了学生资料，加强了档案资源建设，又扩大了资金来源，一举多得。他们建立的拉贝纪念馆，也是拓展和利用档案资源的生动例子，得到了德国西门子公司等的资金支持。
发掘高校文化资源，推进档案服务创新
历史是一面镜子，档案馆可以建设成为爱国主义教育基地。它既是凝聚校友饮水思源的纽带，也是吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂，还可作为推介学校的窗口、融资助学的媒介。开发档案信息资源，让历史以更智慧的方式走进大众，可以弘扬学校办学传统，提升大学文化，凝练大学精神，鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想，劲往一处使，为学校改革和发展提供强大的精神动力。
大学是人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，是文明传承和创新之所。《周易》说：“观乎人文，以化成天下。”意思是说，观察人类文明的进展，就能用人文精神来教化天下。所谓人文教化就是用人文精神教化人，文化的过程是教育，教育的目的是文化。高校档案馆要积极发掘学校的文化资源，积极参与和谐校园的文化建设，档案馆与校史馆要相互衔接、相互补充。要充分利用档案馆丰富的校史资源，积极开展各类档案资源的宣传展示活动，如在学校重大纪念活动时搞小型展览，在重要的政治活动、重要的纪念日、名人诞辰时发行纪念册、回忆文集，举办陈列展等，更有效地发挥档案馆的作用，使其切实成为爱国主义教育的基地，以深厚的文化底蕴为社会主义核心价值体系建设提供强大的精神力量。
馆以才兴。要开创高校档案管理工作的新局面，还需大力加强人才队伍建设。当前档案馆被某些人视为“养尊处优”之所、视野相对狭窄、开拓创新能力不强的状况亟待改变。档案馆要由养人部门向效能部门转变，提高档案工作人员的素质和能力是当务之急。通过培养、引进人才，优化档案馆的队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队是把档案馆事业做大做强的重要基础和有力保障。
原载《中国教育报》2008年5月29日第9版
着眼档案发展 加强效能建设
学院档案馆在机关行政效能建设活动中注重效能建设与档案业务工作相结合，强化服务意识，更新服务理念，增强服务本领，端正服务态度，以效能建设促进档案工作，用档案工作成果检验效能建设成效，促进档案工作整体水平提高，着眼档案发展。一是加强档案工作的业务指导。档案馆坚持组织人力下到各部门进行具体业务指导，重点关注档案的安全与保管保护、档案资料的收集与整理和学生档案工作。二是认真抓好档案馆库建设。在做好档案资料收集与管理的同时，更加注重档案资料的开发与利用，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，编制各种目录、文件汇编、档案信息简报。三是切实搞好档案资料的查阅利用工作。积极为每位服务对象提供优质服务，严格执行首问责任制、限时办结制，尽全力为广大师生员工查阅档案服务，为学院的建设和发展做出贡献。
档案利用典型事例
原内江艺体师范校办厂职工张桂芳，根据国家政策的有关规定，可以购买养老保险，但是必须提供一系列的原始相关档案材料以作证明。由于三校合并时档案材料移交的不够完善，艺体校办厂的许多资n封存保管，查找起来没有头绪。在反复咨询当事人，确定查找线索以后，档案馆在监审处配合下，除了查找大量的档案资料外，还开箱查找封存的材料，历时5天，共查阅了原内江艺术体师范学校的财会档案及其相关档案材料上千卷次，终于找到了所需的档案材料，给有关部门提供了有力的凭证依据，顺利办理好了养老保险。
（选自本馆档案利用典型事例）
档案知识小书架
1、兰台：汉代中央档案、图书库，隶属御史府。班固曾任兰台令史，利用兰台档案典籍修《汉书》，故后世也称史官为兰台，并誉档案工作为兰台传统。
2、全宗：机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体。一个立档单位在其全部活动中形成的档案即是一个全宗。
3、档号：档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
4、立档单位：形成全宗的机关、团体、企事业单位。其一般构成条件是：①可独立行使职权，能以自己的名义对外行文。②是一个预算会计单位或经济核算单位，可编制预决算或财务计划。③设有管理人事的机构或人员，并有一定人事任免权。
简 讯
◆学院保密工作委员会检查档案馆保密工作开展情况
2008年11月20日上午,由院办、保卫处、现代教育技术等三家单位组成的检查小组一行三人到档案馆检查安全保密工作，档案馆长宋苏荣对档案馆的安全保密工作进行了全面汇报，随后检查组人员对档案馆的复印室、计算机房、档案库房、查阅室进行了检查。检查组对档案馆完善的保密制度、规范的工作流程、缜密的工作举措给予了充分肯定和高度评价，并就日后该馆全面开展档案信息化建设过程中的相关保密工作提出了建设性的意见和建议。
◆档案馆修改完善各项规章制度
2008年，根据《四川省档案工作规范化管理办法》、教育部27号令《高等学校档案管理办法》等有关文件精神，结合多年来我院档案工作的实践，档案馆完成了10项规章制度和18项业务管理细则的全面修改完善，已经上报主管院领导审改。
在这28项中，《内江师范学院文件材料归档范围和档案保管期限表》做了大幅度的修改，是以各部门为单位编写文件材料归档范围和档案保管期限，有利于各部门在收集整理档案材料时参考，也有利于档案馆接收档案时检查和督促，并且已经通过了市档案局的审定，正式开始使用，近期将下发各部门。此外，新增加了《内江师范学院学生档案管理实施细则（试行）》、《内江师范学院干部人事档案材料收集归档实施细则（试行）》、《内江师范学院声像类档案管理实施细则》、《内江师范学院实物类档案管理细则》。
